Za mnoge ljudi je zapomnitev velikega števila telefonskih številk nemogoča naloga. Ko nekdo pokliče vašo pisarno, morate zdaj imeti na voljo pravo številko in najboljši način, da to storite, je, da obdržite uradni imenik. Medtem ko imajo velike pisarne lahko kompleksne telefonske sisteme z elektronskimi imeniki, večina pisarn ne potrebuje ničesar takega. Z zelo malo napora lahko ustvarite preprost imenik iz pisarne, ki vam bo omogočil vse informacije, ki jih potrebujete, na dosegu roke.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Računalnik
-
Programska oprema za preglednice ali račun Google Dokumentov
Ustvarite novo preglednico in jo poimenujte kot »Officeov imenik«. Uporaba preglednice je preprost način za vzpostavitev telefonskega imenika za pisarno, ki ni dovolj velika, da bi imela centralni sistem telefonskih imenikov.
V preglednico dodajte tri glave stolpcev: Ime, Urad # in Telefon. Če želite, v preglednico dodajte več stolpcev in lahko preprosto sledite, na primer, e-poštnim naslovom in številkam faksa.
Pošljite imenik (ali povezavo do njega, če uporabljate spletno preglednico) svojim sodelavcem in ga prosite, naj izpolnijo svoje pravilne podatke in vam jih pošljejo nazaj. Nekateri podatki, ki jih lahko zaprosite, da vam takoj izpolnijo informacije, so lahko uradni upravni pomočnik.
Rezultate združite v eno samo preglednico z vsemi spremembami. Zdaj imate za vašo pisarno delovni telefonski imenik.
Natisnite telefonski imenik ali pa ga pošljite po e-pošti v drugo pisarno za splošno uporabo. Glejte Nasveti spodaj za preprost način distribucije telefonskega imenika z manj težav.
Nasveti
-
Ker se številke pisarniških telefonov sorazmerno pogosto spreminjajo, lahko s spletno preglednico, kot je Google Dokumenti, prihranite čas in trud. Delite preglednico telefonskega imenika z vsemi v svoji pisarni in jim dovolite, da po potrebi spreminjajo nastavitve, in ker je imenik na spletu, vam ne bo treba skrbeti, da boste po posodobitvi imenika poslali nove kopije.
