Prostovoljci brezplačno ponujajo svoje storitve svojim priljubljenim dobrodelnim organizacijam, cerkvam in drugim organizacijam. Medtem ko prostovoljci svobodno dajejo svoj čas, mnoge organizacije ne želijo, da bi njihovi prostovoljci morali plačevati za prostovoljno delo, ker uporabljajo lasten bencin in vozila, da bi prišli do svojega prostovoljnega dela, nekateri pa bodo celo uporabili osebna vozila za opravljanje dela.. Če si organizacija lahko privošči, bo prostovoljcem pogosto povrnila potne stroške. Vendar pa je treba paziti, da se prostovoljcu ne ustvari davčna obveznost.
Obrazec W-9
Obrazec W-9 je zahteva za identifikacijsko številko davčnega zavezanca. V primeru prostovoljcev je to njihova številka socialnega zavarovanja. Zahteva tudi število izjem, ki jih ima prostovoljec. Če bo organizacija ponudila povračila prostovoljcem, je treba ta obrazec izpolniti. Če povračila ostanejo neobdavčljiva, potem informacije ne bodo potrebne, razen v knjigovodstvu organizacije, da se pokaže, kdo so bili plačani.
Povračilo
Da se ne šteje za dohodek, morajo biti povračila za dejanske potne stroške, ki jih je mogoče dokumentirati v okviru odgovornega načrta. To pomeni, da morajo prostovoljci predložiti dokumentacijo o stroških in da je treba povrniti vsa povračila nad dejanskimi stroški. Dokumentacija mora prikazati čas, kraj, poslovni namen in znesek stroškov.
Stroški prevoza
Stroški prevoza so za lokalne potne stroške. Čeprav je to običajno v avtu, lahko vključuje letalske vozovnice, avtobusne vozovnice, stroške prevoza in taksi. Tudi vse cestnine in parkirnine. Za potovanje v osebnem vozilu je težko določiti dejanske stroške za stvari, kot je menjava olja ali polnjenje bencina. To je lažje povrniti prostovoljca na miljo do zvezne standardno stopnjo povračila kilometrine.
Odbitki za potovanja
Zvezna vlada vsako leto določi višino povračil za podjetja, dobrodelne, medicinske sestanke in premične milje na podlagi stroškov za upravljanje vozil. Če se prostovoljcem povrne več kot zvezna stopnja, se presežek šteje za dohodek, v tem primeru pa bi bili potrebni podatki na obrazcu W-9. Če se prostovoljec povrne po nižji stopnji, lahko prostovoljec uveljavlja razliko med dejansko stopnjo povračila in zvezno stopnjo kot odbitek od zveznih davkov na dohodek.
