Vsaka vrsta organizacije se zanaša na strukturo, od združenja lokalnih lastnikov do multinacionalne korporacije. Formalnost te strukture je odvisna od izbire njenega vodstva. Strukture se lahko razlikujejo po formalnostih, pri čemer nekatere skupine nimajo nobenih pravil, druge pa imajo vse dokumentirane in podpisane s strani vsakega novega zaposlenega. Če želite določiti vrsto organizacijske strukture, ki jo mora imeti vaše podjetje, vam lahko pomaga poznati vaše možnosti.
Formalni sistem v primerjavi z neformalnim sistemom
Organizacijska struktura podjetja bo pogosto postavila precedens za kulturo dela kot celoto. Ko opisujete svojo strukturo med procesom intervjuja, boste seveda privabili zaposlene, ki raje delajo v takšnem okolju, in ti delavci vas bodo priporočili drugim. Formalna organizacijska struktura je tista, ki ima skrbno dokumentirane procese, od organizacijskih kart, ki podrobno opisujejo ukazno verigo do opisov delovnih mest, specifičnih za vsako mesto.
V neformalni delovni kulturi se o teh hierarhijah sploh ne sme razpravljati. Lastnik samostojnega podjetja lahko najame svojega prvega zaposlenega, ne da bi kdaj izrekel glas, kje bo delavec ustrezal organizacijskemu grafikonu podjetja. Ker se zaposluje še več zaposlenih in podjetja rastejo, nekatera podjetja nikoli uradno ne obravnavajo teh vprašanj. Seveda se številne organizacije nahajajo nekje med tema dvema skrajnostma, morda razpravljata o tem, kateri zaposleni poročajo komu, ne da bi ga kdaj pisali.
Prednosti formalnih delovnih struktur
Struktura lahko pomaga organizaciji nemoteno delovati, saj vsi člani natančno vedo, kam naj gredo, če potrebujejo pomoč ali imajo pomisleke. Za voditelje to pomeni, da lahko postavimo strukturo, kjer drugi upravljavci motivirajo in pomagajo zaposlenim, namesto da bi vsi prišli do tistih na vrhu za vse. Vodja najvišje stopnje ima lahko sestanke s celotno vodstveno ekipo, nato pa se informacije filtrirajo do zaposlenih pod njimi. To prihrani čas in denar, kar omogoča vodjem, da se osredotočijo na cilje, ki so specifični za rast podjetja.
Če vodite podjetje, lahko ugotovite, da vam formalna delovna struktura omogoča boljšo organiziranost. Če svoje cilje, organizacijski diagram in svoje pravilnike in postopke postavite v pisni obliki, boste verjetno redno ponovno pregledovali in zagotovili, da boste ostali na pravi poti. Imeti vse, kar je dokumentirano, vam bo tudi pomagalo, če boste dosegli vlagatelje ali prosite za bančno posojilo za rast vašega podjetja. Imeli boste potrebno dokumentacijo, ki bo pokazala, da ima vaše podjetje trdno strukturo.
Prednosti neformalnih delovnih struktur
Ko govorimo o prednostih in slabostih formalnih in neformalnih skupin, se zdi, da se pojem fleksibilnosti vedno pojavi. Ena od največjih pomanjkljivosti formalne delovne strukture je ta, da birokracija bi se lahko umaknila, kar bi lahko upočasnilo poslovanje. Če mora delavec obiskati nadzornika z vprašanjem in počakati, da se bo vzpenjal po verigi, se napredek upočasni, zaradi česar se lahko podjetja soočajo s težavami. Informacije se lahko tudi izgubijo, ko se pomakne navzgor ali navzdol, pri čemer so pomembne podrobnosti pozabljene ali postale napačne.
Vendar je morda največja prednost neformalne delovne strukture prilagodljivost. Vaše podjetje ima namesto svobodnih procesov, ki jih postavlja kamen, svobodo, da se spreminja, saj organizacija odteka in teče. To pomeni tudi, da bo vaša ekipa, če boste imeli večjo spremembo, sposobni hitro prilagoditi in zapolniti te vrzeli, namesto da bi čakala, da se premakne naprej, dokler ne uredite strukture podjetja.
Kaj je delovna kultura?
Nastavitev tona za vse, kar vaše podjetje počne, je njegova delovna kultura. Kultura se nanaša na temeljna prepričanja, ki vplivajo na vašo organizacijo, od odločitev, ki jih sprejmete do kodeksa oblačenja, ki ga imate za svoje delavce. Če ste ustanovili podjetje in ga sami zgradili, je vaša delovna kultura verjetno neposreden odraz vaše osebnosti in temeljnih vrednot. Ko najemate ljudi, lahko svojo ekipo opremite z ljudmi, ki odražajo te vrednote, ne glede na to, ali to počnete zavestno ali ne.
Tudi z najboljšimi nameni boste verjetno težko ohraniti to delovno kulturo, ko vaše podjetje raste. Lahko je samo ena oseba, ki se ne ujema s preostalim delom ekipe ali pa se vam zdi, da prinašate novo stranko, ki obremenjuje pozitivno in priložnostno delovno okolje, ki ste ga tako težko zgradili. Bolj ko razumete delovno kulturo, ki jo želite ohraniti, hitreje boste lahko stvari spet vzpostavili.
Formalne delovne kulture
Ker je kultura dela tesno povezana s strukturo, je pomembno razpravljati o prednostih formalne kulture. Ker se je več podjetij zavzemalo za neformalne delovne kulture, je postalo jasno, da gre za nastavitev, ki ne deluje za vsako podjetje. Dejansko so nekatere organizacije bolj primerne za formalno strukturo. Pravno ali računovodsko podjetje lahko na primer ugotovi, da je formalna delovna kultura primernejša za svoje zaposlene.
Ne samo, da formalna delovna kultura najbolje deluje za zaposlene, ki imajo raje strukturo, temveč pomaga tudi podjetjem, da privabijo stranke, ki vztrajajo pri formalnih delovnih kulturah. Podjetju je lahko tudi lažje priti do investicijskega denarja, ko ima bolj formalno postavitev, saj se lahko več strukturiranih investitorjev pritegne k zagotovljeni strukturi.
Neformalne delovne kulture
V zadnjih letih so se podjetja preusmerila v bolj neformalno okolje, študije pa povezujejo določene delovne kulture z izboljšano moralo. Pozitivna delovna kultura se nanaša na angažiranost zaposlenih, kar pomeni, da je delavcem omogočeno, da postanejo del izgradnje in rasti organizacije. Neformalna kultura presega običajne kode oblačenja in prostore za prenočišče, ki so polni perk, tako da vključujejo fleksibilne delovne ure in politike odprtih vrat.
V neformalni delovni kulturi je najvišji cilj zadovoljstvo zaposlenih, vendar je pomembno zagotoviti, da tovrstno okolje ustreza vaši osebnosti, pa tudi željam ljudi, ki jih zaposlite. To lahko pomeni, da boste morali občasno prilagoditi način delovanja ali premislek o nekaterih praksah najema. Morda boste ugotovili, da je dodajanje nekaterih izvajalcev ali oddaljenih fulltimerjev primernejše za okolje, ki ga skušate ustvariti, na primer. Kakorkoli že, neformalna delovna kultura vam bo dala prožnost pri teh spremembah.
Določanje strukture v neformalnem okolju
Odstranjevanje strukture ne pomeni, da ne nudite navodil o tem, kaj se pričakuje od vsakega zaposlenega, ali povratne informacije o tem, kako delujejo. Ena najboljših stvari, ki jih lahko naredite, kolikor je formalna dokumentacija, je, da jo uporabite za vodenje vaših zaposlenih. Poleg pisanja vaših kadrovskih politik o stvareh, kot so počitnice, morate tudi opisati delovna pričakovanja vsakega delovnega mesta, da bodo vaši delavci dobili navodila o delovnih obveznostih. To vam bo dalo tudi izhodiščno točko, ko bo čas za zagotavljanje povratnih informacij o delu, ki ga opravlja zaposleni.
Vendar pa so povratne informacije v obe smeri. Uspešna podjetja vlagajo v povratne mehanizme, ki zaposlenim omogočajo, da vodstvo ve, kako delajo. Namesto da bi samo čakali, da bi ugotovili, ali so njihovi upravljavci zadovoljni z delovno uspešnostjo, lahko zaposleni redno posredujejo povratne informacije o tem, kako se počutijo glede delovne kulture in lastnih vlog znotraj nje. Ko se spremembe uvedejo, se zaposleni bolj zavedajo, ker vidijo, da so del tega, kako organizacija deluje.
