Če nameravate delati kot tajnica ali upravna pomočnica, se morate prepričati, da imate prave sposobnosti. Vloga sekretarja in upravnega pomočnika se je v zadnjih letih hitro spremenila, prav tako pa se je razvilo tudi znanje, ki ga potrebujejo posamezniki. Razumevanje, katere veščine in sposobnosti so najpomembnejše, lahko olajša in olajša iskanje zaposlitve.
Računalniška znanja
Večina tajniškega dela je zdaj narejena na računalnikih, zato morajo imeti tajnice zanesljive računalniške spretnosti. Te spretnosti vključujejo možnost uporabe velikih pisarniških programskih paketov, kot je Microsoft Office. Pooblaščeni sekretarji bi se morali seznaniti z več različicami Microsoft Officea, saj vse družbe ne uporabljajo najnovejše različice.
Dobre komunikacijske sposobnosti
Sekretarji morajo imeti trdne komunikacijske spretnosti, pisne in ustne. Sekretarji so pogosto pozvani, da komunicirajo v imenu svojih šefov in morajo biti sposobni predstaviti sebe in svoje delodajalce v najboljši možni luči. Sekretarji so pogosto naprošeni, da sestavljajo pisma z minimalnimi navodili svojih šefov. To pomeni, da morajo odlično obvladati angleški jezik in trdno razumeti poslovno bonton in ustrezne oblike poslovnega komuniciranja. Potreba po odlični komunikaciji sega na vsa področja, od relativno neformalnih komunikacij, kot so elektronska pošta in takojšnje sporočanje, do poslovnih predlogov in uradnih pisem.
Tipkanje in upravne spretnosti
Sekretarji morajo imeti zelo močne tipkarske spretnosti, saj se velik del dneva porabi za tipkanje pisem, beležk, elektronskih sporočil in drugih pisnih sporočil. Mnogi delodajalci zahtevajo, da kandidati za tajništvo opravijo test za tipkanje, zato bodite pripravljeni in vadite svoje sposobnosti tipkanja pred razgovorom. Veliko sekretarjev opravlja tudi upravne funkcije, kot je osnovno računovodstvo in plačilni seznam. Močne matematične spretnosti so pomembne v tajniških poklicih, zato je zelo pomembno, da te spretnosti izvajajo.
Ljudske spretnosti
Močne medosebne veščine so bistvene za vsakega sekretarja ali upravnega pomočnika. Ti posamezniki redno sodelujejo s številnimi različnimi oddelki in morajo biti sposobni razumeti vse, ki so v organizaciji, da bi lahko učinkovito opravljali svoje delo. Sekretarji delajo tudi s tistimi zunaj organizacije, ki pogosto služijo kot stand-ins za svoje šefove. Za to delo je bistvenega pomena prijateljski odnos in sposobnost, da se spoprijemamo z drugimi.
