Poročila o storitvah so dokumenti, ki so jih napisali predstavniki servisnih služb za sledenje kakovosti izdelka ali storitve. Poslovodstvo s temi poročili oblikuje načrte, kako spremeniti izdelek ali spremeniti protokole storitev za boljšo uporabniško izkušnjo. To je pomembno, ker takšne prilagoditve lahko vodijo do boljšega zadrževanja strank in napotitev, kar lahko povzroči povečanje prihodkov podjetja. Ko pišete poročilo o storitvah, je pomembno, da predstavite informacije, ki so jasne in koristne za poslovni razvoj.
Vpišite ime stranke in kontaktne podatke, vključno z njegovim e-poštnim naslovom, če je primerno.
Navedite znamko, številko modela, serijsko številko, datum nakupa in čas klica stranke ali obiščite poročila o storitvah, usmerjenih v izdelek. Navedite naslov storitve in opis storitve namesto podatkov o izdelku, modelu in seriji, če poročilo o storitvi obravnava samo storitev.
Opišite težavo in zabeležite kakršne koli posebne komentarje strank o izdelku ali storitvi. Navedite, ali se je težava ponavljala.
Navedite posebne storitve ali izdelke, ki so bili opravljeni ali dani, da popravite pritožbo stranke. Na primer, če se vaše podjetje ukvarja z računalniki in programsko opremo, lahko napišete »Ran disk preveri, da poiščete sektorje slabega pogona«, če stranka sumi, da njegov trdi disk ne deluje.
Navedite vzrok težave, vključno z vprašanji s osebjem. Navedite, kateri deli so bili okvarjeni, če je primerno.
Napišite odstavek, v katerega vključite vse pripombe ali opombe, ki bi lahko pomagale pri preprečevanju ali obravnavanju podobnih pritožb v prihodnosti. Morda boste na primer opazili, da je bila pritožba posredovana določeni skupini, kaj se zdi, da problem kaže v širšem obsegu za podjetje ali da bo potrebno dolgoročno reševanje vprašanja.
Navedite osnovno oceno zadovoljstva stranke s smernicami, ki jih določi vaše podjetje (npr. 10 enakovrednih je popolnoma zadovoljnih).
Podajte poročilo in ga napišite.
Nasveti
-
Mnoge spletne strani ponujajo predloge za poročila o storitvah, ki vsebujejo razdelke za informacije, ki so navedene tukaj. Z uporabo takšne predloge ali ustvarjanja lastne predloge boste dosegli bolj dosledno zbiranje podatkov iz več predstavnikov storitev za stranke.
Besedilo vašega poročila naj bo čim bolj strnjeno. Izogibajte se uporabi jezika "I". Nepopolni stavki, v katerih je subjekt razumljen in ki se začnejo z glagoli, so sprejemljivi (npr. "Zagotovljena zamenjava za del"), kot so tudi naboji. Poročila strank morajo biti zelo hitra za branje in ustvarjanje, saj lahko predstavnik pripravi desetine na dan.
Ne pozabite navesti imena zastopnika, ki je opravil klic ali obisk, tudi če ste bili vi.
