Preslikovanje procesov je učinkovito sredstvo za zbiranje informacij za določitev delovanja vašega hotela. Pomaga osebju hotelskega vodstva pri razumevanju izkušenj gostov in izkušenj zaposlenih ter lahko razkrije področja neučinkovitosti in priložnosti za izboljšanje. Ustvarjanje zemljevidov procesov omogoča tudi menedžerjem, da odkrijejo primere variacije v procesu, ko različne korake izvajajo različni posamezniki ali skupine ali pod različnimi okoliščinami. Naučite se, kako kartiranje procesov za hotel predstavlja del prizadevanj vodstva za izboljšanje zadovoljstva gostov in zaposlenih ter zmanjšanje odpadkov.
Ustvarite seznam glavnih področij storitev za vaš hotel, kot so prijava gostov, gospodinjstvo, postrežba v sobo, storitev sluga in storitev prodajalca. Ne pozabite vključiti notranjih področij, kot so kadrovanje in plače.
Navedite posameznike ali skupine, ki so vključeni v vsako področje. Na primer, gospodinjstvo ne vključuje samo osebja v gospodinjstvu, ampak tudi osebje na recepciji in telefonske operaterje, ki obravnavajo zahteve za gospodinjstvo.
Posvetujte se z ljudmi, vključenimi v vsako področje, da zberete informacije o njihovem procesu. Morda boste želeli vse skupaj združiti v ciljno skupino, lahko pa se pogovorite z različnimi posamezniki ali skupinami posebej. Bodite prepričani, da ste pojasnili, da je cilj razumeti in izboljšati procese, ne identificirati priložnosti za disciplino ali krivdo in da je pomembno, da so vse spremembe in izjeme v postopku določene.
Za vsak postopek, ki ga želite preslikati, izvedite naslednje korake.
Napišite opis postopka, vključno z začetno in končno točko.Na primer, če vas zanima postopek prijave za goste, bi lahko bil vaš opis: "Postopek prijave se začne, ko gost prispe v hotel, vključuje dodelitev in plačilo sobe in se konča, ko gost vstopi v svojo sobo.."
Zaženite zemljevid procesa tako, da vstavite začetno točko na zgornji levi strani dokumenta in končno točko na spodnjem desnem delu dokumenta. Običajno kažejo na zaobljeno pravokotno obliko.
Dodajte dodatne korake s pomočjo pravokotne oblike in jih označite s kratkim stavkom. Za prijavo lahko koraki vključujejo "recepcijo za stranke" in "član osebja zagotavlja številko ključa in sobo."
Navedite odločitvene točke z diamantno obliko. Na primer, osebje na recepciji lahko naredi nekaj drugačnega, odvisno od tega, ali je gost ob rezervaciji rezerviral številko kreditne kartice, ali pa še ni predložil podatkov o plačilu.
Povežite zaporedne korake s puščico, ki prikazuje smer poteka procesa. Za odločitveno točko bodo od tega koraka do dveh možnih korakov vodile vsaj dve puščici. Ne pozabite označiti vsake puščice, da prikažete, katera odločitev vodi do naslednjega koraka.
Prosite udeležence v postopku, da pregledajo zemljevid procesa in naredijo vse potrebne spremembe za odpravo napak ali manjkajočih korakov.
