Če kdaj delate na administrativnem položaju, je lahko vaša naloga prepisati minute. Lahko je težje, kot si misliš, da prepišeš minute. Prepisovanje minut pomeni doseganje pravega ravnovesja med premajhnim in prevelikim številom zapisov, ki ste jih vzeli na sestanku. Poleg tega morate izvajati ne le ostre sposobnosti poslušanja, temveč tudi dobro uredniško občutljivost. Sledite navodilom spodaj in lahko ustvarite profesionalno zapisovanje minut.
Po sestanku opravite prepis čim prej. Zlahka se boste spomnili, kaj se je zgodilo na sestanku.
Pravilno določite svoj zapisnik. Zabeležite udeležence sestanka, cilje sestanka in datum / trajanje srečanja. Vključite tudi ključ, ki navaja začetnice udeležencev skupaj s polnimi imeni, saj vsakič, ko udeleženec govori, lahko svoje izjave napišete z začetnicami.
Sestanek prepišite v kronološkem vrstnem redu. Razpravljajte o pogovorih / pogovorih po temah, če je na srečanju razpravljalo o več temah. Na primer, če se je razprava spremenila iz proračunskih vprašanj v človeške vire, v naslednjem pogovoru navedite: "Razprava kot sprememba v oddelkih človeških virov …"
Razlikovati med pomembnimi in nepomembnimi razpravami na vašem srečanju. Na primer, zagotovo ne želite prepisati trenutkov, ko je nekdo šel izven teme in govoril o osebnih zadevah. Namesto, da bi omenili, da se je razprava odpravila izven tečaja, napišite elipso "…" ali nekaj podobnega, "Po približno eni uri nepovezanega pogovora …"
Pred tiskanjem shranite dokument na trdi disk (ali bliskovni pogon). Transkripcija zapisov zapisuje večino glavnih poslovnih odločitev, zato je nujno, da se te odločitve shranijo za poznejšo uporabo.
Nasveti
-
Vedno preverite črkovanje in slovnico, preden pošljete zapisnik zapisniku vašemu šefu. Vprašajte svojega šefa, če obstaja predloga, ki jo lahko uporabite za zapisovanje zapisnikov. Če ne, vprašajte, če so vpisani prejšnji zapiski minut, ki jih lahko navedete med pisanjem.
Opozorilo
Bodite zelo previdni pri snemanju kakršnih koli izbruhov na srečanju. Ne omenjajte osebe, ki stoji za izbruhom, ampak navedite nekaj podobnega: "Močno se je to spodbudilo, da …" Če se kdaj počutite negotovo glede povezovanja imena z razpravo, se posvetujte s predsednikom srečanja.
