Vse finančne transakcije za katero koli organizacijo so sčasoma objavljene v glavni knjigi. Ko se za računovodstvo uporablja računalniški program, je večina finančnih podatkov objavljena v poddržavni knjigi, kot so obveznosti ali terjatve, ki samodejno knjižijo v glavno knjigo. Vendar pa je treba nekatere vnose poslati neposredno v glavno knjigo. Transakcije, ki se pogosto knjižijo neposredno v glavno knjigo, so kapitalski izdatki, obračunane obresti, akumulacija amortizacije, popravki, ki se bodo razveljavili v naslednjem obračunskem obdobju, in druge prilagoditve računa, ki jih ni mogoče izvesti s pomočjo podračuna. Pri knjiženju v glavno knjigo je treba paziti, da je natančna, saj popravljanje napak z več zapisi glavne knjige pomeni zapletene računovodske evidence. Kljub temu pa napotitev v glavno knjigo ni zapletena.
Sestavite vse dokumente, povezane z vnosi, ki jih morate objaviti v glavni knjigi. Ti lahko vključujejo pogodbe o nakupu, pogodbe o najemu ali posojilu, amortizacijske sheme in amortizacijske načrte.
Na računalniku ali na papirju pripravite preglednico s podrobnostmi o vsakem vnosu glavne knjige, ki ga je treba objaviti. Vključite popoln opis vnosa glavne knjige, natančen račun za bremenitev in znesek ter nato ustrezen račun, ki ga želite knjižiti, in znesek. Zneski za bremenitev v stolpcu na levi in v stolpcu na desni.
Skupaj bremenitve in kredite za vse vnose v glavno knjigo in se prepričajte, da so zneski obremenitev in kreditov enaki. Če ste pripravili preglednico v računalniku, jo natisnite za referenco, medtem ko vnesete podatke v modul glavne knjige.
Dostopajte do modula glavne knjige v svojem računovodskem programu v računalniku. Preverite, ali je datum vaše glavne knjige nastavljen na obdobje, v katerem želite objaviti svoje vnose. To je pomembno, ker so vpisi pogosto knjiženi v glavno knjigo po koncu obdobja. Čeprav je trenutni mesec dejansko lahko februar, morda objavljate vnose v glavni knjigi za januar, zato v tem primeru preverite, ali je datum vaše glavne knjige nastavljen na januar.
Vnesite zapise glavne knjige v modul glavne knjige v skladu z navodili za uporabo vaše računovodske programske opreme.
Natisnite poročilo o neobjavljenih vnosih glavne knjige. Preverite vnose v glavno knjigo, preverite s preglednico (in po potrebi dodajte strojne trakove), ki ste jih že pripravili. Naredite potrebne popravke vnosov v glavno knjigo. Ne pošljite v glavno knjigo še.
Naredite računalniško varnostno kopijo podatkov glavne knjige. Jasno označite varnostno kopijo podatkov iz glavne knjige in jo shranite na varno mesto.
Objavite vnose v glavno knjigo v skladu z navodili za uporabo vaše računovodske programske opreme. Natisnite celoten zapis vnosov, ki ste jih poslali v glavno knjigo. Shranite jih v ustrezne datoteke ali knjige knjig kot del svojih stalnih računovodskih evidenc.
Nasveti
-
Vedno temeljito dokumentirajte vse vnose, ki jih objavite v glavno knjigo, saj nikoli ne morete biti prepričani, da boste kasneje na voljo za razlago vnosov glavne knjige. Vašo dokumentacijo varno shranite kot del stalnih računovodskih evidenc. Če ne uporabljate računalnika, temveč opravite računovodstvo samo na papirju, ročno zapišite ali knjižite vnose v glavno knjigo natančno v svoje knjige v splošno sprejetem računovodskem formatu, tako da boste morali posodobiti stanja vseh prizadetih računov. Vedno temeljito dokumentirajte vnose v glavno knjigo in svoje računovodske evidence shranite na zelo varno mesto.
