Ustvarjanje sledilne preglednice za beleženje prihrankov pri stroških in izogibanje stroškom omogoča vaši organizaciji, da natančno poroča o »trdih« in »mehkih« prihrankih. Trdi prihranki so prikazani kot nižji stroški v primerjavi s prejšnjim letom. Mehki prihranki so manj oprijemljivi in lahko vključujejo pogajanja o nižjem povišanju stroškov od dobavitelja ali "prostem" usposabljanju, ki prihaja s povečanjem stopnje. Razvijanje preglednice za sledenje prihrankom je ključnega pomena za zagotavljanje spodbud tistim, ki so odgovorni za nakupe.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Program za preglednice
-
Pretekli stroški poslovanja
-
Pogodbe
Poslovni odhodki skupine v logične kategorije. Kategorije so lahko po vrsti, kot je združevanje vseh pripomočkov. Če je za nabavo odgovornih več zaposlenih, je odgovorna oseba odgovorna za skupinske stroške.
Vnesite naslov "Stroški" v prvo celico preglednice. Spodaj vnesite ime kategorije in nato v spodnjih celicah navedite imena stroškov. Ponovite za vsako kategorijo.
V naslednjem stolpcu vnesite naslov stolpca »Dejstva« in leto. Pod njim vnesite dolarje, porabljene v celici na desni strani imena vsakega računa. Naslednji stolpec „Prilagoditve“ označite in vnesite vsa pogodbena povečanja ali zmanjšanja v isti vrstici stroškov, na katero se nanaša. Označite naslednji stolpec »Benchmark« in vnesite formulo za množenje dejanskih zneskov za eno plus prilagoditev: (dejansko * (1 + prilagoditev)).
Opredelite količino proizvedenih predmetov lani in načrtovano proizvodnjo za naslednje leto. Na vrhu naslednje vrstice vnesite »Na enoto«. Za vse ustrezne stroške, kot sta material in delo, vnesite formulo za prilagoditev referenčnih vrednosti novim količinam: (Benchmark / Količina v zadnjem letu * količina v tem letu).
Vnesite »Aktualnosti« in tekoče leto v zgornjo vrstico naslednjega stolpca in pustite prazno, dokler niso znani dejanski zneski stroškov. Naslov naslednjega stolpca »Razlika«. Za vsak strošek vnesite formulo, ki odšteje dejanske stroške za letošnje leto od števila v stolpcu primerjalne analize.
Po vsaki kategoriji vstavite dve prazni vrstici. V prvi vrstici vtipkajte »Vmesni seštevek«. V celico ob njem vnesite formulo, ki bo združila vse stroške v tej kategoriji in jo prekopirala po vseh stolpcih v preglednici. Za zadnjo kategorijo v prvi stolpec vnesite »Skupaj« in v celico ob njem vnesite formulo, ki bo skupaj dodala vse vmesne vsote kategorij. Kopirajte to v vse stolpce v preglednici.
Vpišite stroške, ko so podpisane nove pogodbe ali prejete dejanske račune. Vstavite dodatne vrstice za nove stroške ali prijavite prihranke pri izogibanju stroškov.
Nasveti
-
Povečajte lastništvo celotnih stroškov tako, da vnaprej določite, kako bodo prihranki nagrajeni. Ključne odločitve vključujejo, ali bodo zaposleni nagrajeni z neto prihranki za vse svoje stroške in ravnanjem z neopredmetenimi prihranki, ki vplivajo na drugo kategorijo. Nastavitveni stolpec lahko uporabite tudi za določanje ciljev. Uvedba želenega odstotka prihrankov za vsako kategorijo bo ustvarila merila uspešnosti za vsak odhodek. Poskrbite, da bodo vključene izboljšave procesa, ki povzročajo nižje operativne stroške ali zmanjšanje števila delovnih ur.
