Učinkovito poslovno komuniciranje je ključnega pomena za uspeh vaše organizacije. To ima velik vpliv na uspešnost vašega podjetja in produktivnost zaposlenih, pa tudi na vašo poslovno uspešnost. Kot lastnik podjetja morate biti sposobni jasno sporočati svojo vizijo in cilje, graditi odnose s strankami in potencialnimi partnerji ter komunicirati s svojo ekipo.
Osnove poslovnega komuniciranja
Vodje, direktorji, vodje skupin in drugi strokovnjaki se morajo naučiti biti dobri komunikatorji, da lahko izpolnijo svoje odgovornosti. Ali želite prodati več izdelkov, zgraditi močno ekipo ali povečati svoja tržna prizadevanja, je pomembno, da obvladate bistvo poslovne komunikacije.
Če želite uspeti, ni dovolj biti dober strateg ali imeti odlične ideje. Seveda lahko zaposlite ljudi, da komunicirajo s svojimi strankami in promovirajo svoje storitve, vendar morate svojo vizijo še vedno postaviti v besede. Vaša odgovornost je, da zagotovite povratne informacije svojemu osebju, poslušate, kaj imajo povedati, in se pogovorite o ciljih podjetja.
Poslovna komunikacija se nanaša na izmenjavo informacij med ljudmi znotraj in zunaj vaše organizacije. Lahko ima številne oblike, kot so formalna in neformalna komunikacija, notranja in zunanja komunikacija, pravna komunikacija, lateralna ali horizontalna komunikacija in še več. Razmislite o tem kot o dvosmernem kanalu za prenos navodil, idej, mnenj, poročil itd.
Da bi bila komunikacija učinkovita, mora biti vzajemna. Morate govoriti jasno in pozorno poslušati. Prav tako se prepričajte, da razumete osnove poslovnega komuniciranja, ki so:
- Struktura
- Ustreznost
- Doslednost
- Jasnost
- Trenutek in primat
- Srednje
Najprej, vaše sporočilo mora biti dobro strukturirano in imeti odprtino, telo in zaključek. Če pošiljate e-pošto, telefonirate ali predstavljate projekt, upoštevajte te strukturne elemente. Začnite s kratkim uvodom svojega sporočila, da občinstvo ve, kaj lahko pričakujete. Na primer, lahko bi rekli nekaj takega: »Danes bomo razpravljali o naši trženjski strategiji za naslednje četrtletje.« Nato podrobno predstavite svoje ideje. Glede na kontekst boste morda morali podpreti svoje izjave z dejstvi in številkami. Zaprite svoje sporočilo s kratkim zaključkom, ki opisuje ključne točke, o katerih ste razpravljali.
Poskrbite, da bo vaše sporočilo jasno in ustrezno za ciljno občinstvo. Predstavljajte si, da poskušate stranki pojasniti, da potrebuje popolno prenovo spletnega mesta, ne pa nekaj manjših sprememb. Morda boste želeli govoriti o spletnem oblikovanju, optimizaciji iskalnikov, stopnjah obiskov ene strani in drugih tehničnih vidikih, vendar tega ne storite. Stranka morda ne ve, kaj te stvari pomenijo in zakaj so pomembne. Namesto tega se morate osredotočiti na to, kako bo celotna prenova spletne strani koristila njegovemu poslovanju. Povejte mu, da bo dosegel več strank, povečal prepoznavnost blagovne znamke, povečal stopnjo zadržanja, izboljšal varnost podatkov in tako naprej.
Vedno imejte svoje sporočilo dosledno, vendar se prilagajajte občinstvu in kontekstu. Če nenehno spreminjate svoje misli, tvegate, da boste izgubili svojo verodostojnost.
Eno je, da zaposlenim poveste, da varujejo podatke o strankah in posodabljajo svojo programsko opremo, druga stvar pa mora biti varnostna politika. Pisna komunikacija olajša pojasnitev idej in zagotovi, da so vsi na isti strani.
Prav tako se prepričajte, da je vaše sporočilo nepozabno. Vključite močno in jasno izjavo, ki utrjuje vaša prepričanja in se nanaša na to temo. Razmislite o tem, da začnete ali končate vaše sporočilo s ponudbo ali drugo zmogljivo odprtino. Včasih lahko pomaga tudi humor. Ne glede na to, ali se pogovarjate s stranko ali zaposlenim, ji dajte nekaj, da se spomnite.
Po mnenju psihologov se nekateri ljudje bolj spominjajo, kaj so nazadnje videli ali slišali. To se imenuje učinek nedavnih izkušenj. Drugi se ponavadi spomnijo, kaj so prvič videli ali slišali, kar je znano kot učinek primarnosti. Zato je smiselno začeti in / ali zapreti vaše sporočilo z močno izjavo.
Druga stvar, ki jo je treba upoštevati, je komunikacijski medij. Kako nameravate posredovati svoje sporočilo? Obstajajo različne vrste komunikacijskih medijev in vsaka ima edinstvene značilnosti. Ti vključujejo, vendar niso omejeni na:
- Predstavitve
- Poročila
- Spletna komunikacija
- Poslovna srečanja
- Video in telefonski sestanki
- E-naslov
- Družabni mediji
- Tiskani mediji
- Pogodbe in drugi uradni pisni dokumenti
Pravni vidiki poslovnega komuniciranja
Ko pišete pogodbo ali vložite pravne dokumente, je še bolj pomembno, da jasno komunicirate. Slaba komunikacija lahko povzroči velike kazni, goljufije, obrekovanje, izgubo prihodkov in drage tožbe.
Spoznajte zakone v vaši državi ali okrožju, vključno s tistimi, ki so povezani z oglaševanjem. Vaše tržne kampanje, na primer, morajo biti resnične in v skladu z zakoni v vaši industriji. Če prodajate prehranska dopolnila, morda ne boste trdili, da vaši izdelki zdravijo ali preprečujejo bolezni. Tudi alkohola in cigaret ne morete tržiti kot koristne za stranke. Varnostno kopirajte svoje trditve s trdnimi dejstvi in razkrite potrebne informacije.
Dvakrat preverite vaše poslovne pogodbe in sporazume. Če imate kaj za povedati, ga napišite v pisni obliki. Vključite oddelek, ki jasno opredeljuje izraze, uporabljene v pogodbi. Dodajte ustrezne odseke, kot so pogodba, prenehanje, garancije, ločljivost in zaupnost.
Bodite pozorni na to, kako komunicirate s svojim osebjem. Skrbno izberite besede. Vzdržati se groženj ali diskriminacije zaposlenih. Na primer, če zaposlenemu poveste, da je premlad, da bi sprejel določen projekt, ste lahko obtoženi diskriminacije zaradi starosti. Vodja, ki moti zaposlene invalide, se lahko obtoži diskriminacije zaradi invalidnosti, čeprav njegovo vedenje ni bilo namenjeno, da bi prizadelo zadevno osebo.
Zakaj je poslovna komunikacija pomembna?
Poznavanje ključnih vidikov komunikacije ni težko razumeti, zakaj je to tako pomembno. Učinkovita komunikacija lahko okrepi vaš odnos s strankami, zaposlenimi in poslovnimi partnerji ob zagotavljanju skladnosti z zakonom. Poleg tega vam lahko daje konkurenčno prednost in vam pomaga, da kar najbolje izkoristite svoje tržne napore.
Pomen zunanjega komuniciranja v organizaciji ne smemo podcenjevati. Kot vodja ali lastnik podjetja morate biti sposobni posredovati svoje sporočilo ciljnemu občinstvu ter vlagateljem, delničarjem, dobaviteljem in potencialnim partnerjem. Dogodki v živo, na primer, vam omogočajo, da pritegnete pozornost vaših obetov ali zagotovite finančna sredstva za vaše majhno podjetje. Dobro premišljen govor ali zanimiva predstavitev izdelka lahko poveča vaš ugled in ustvarita prodajo. Intervjuji in sporočila za javnost vam omogočajo, da obveščate stranke in vlagatelje o svojih najnovejših projektih. Na primer, morda boste želeli govoriti o vašem novem sodelovanju z blagovno znamko ali o novi vrsti izdelkov, ki bodo motili industrijo. Če jasno komunicirate in ustvarite resnično vrednost, boste ustvarili buzz okoli vaše blagovne znamke.
Tudi notranja komunikacija je bistvena. Skoraj polovica zaposlenih redko ali nikoli ne zapusti sestanka in ve, kaj je treba storiti. Dejansko 21 odstotkov strokovnjakov nima uradnega načrta za notranjo komunikacijo. Če ne boste jasno navedli namena in cilje srečanja, lahko ustvarite zmedo in konflikte na delovnem mestu.
Vodje, ki so dobri komunikatorji, lahko povečajo moralo zaposlenih, zmanjšajo stopnjo prometa in povečajo produktivnost v organizaciji. Imajo tudi močnejšo vez s svojimi ekipami in doživljajo manj konfliktov. Poleg tega učinkovito interno komuniciranje zagotavlja, da vaši zaposleni razumejo svoje vloge in prispevek, ki ga imajo k rasti in uspehu podjetja.
