Podjetja vsak dan uporabljajo različne oblike trženja in komunikacije. Oblika in vsebina pisma, ki se uporabljata za vsako vrsto komunikacije, sta pogosto prva stvar, ki jo lahko vidi podjetje. Čeprav imajo oblikovanje in ustvarjalnost neskončne možnosti, se podjetja običajno držijo štirih standardnih pisemskih sporočil v poslovnem komuniciranju.
Standardna pisma
Standardni pisemski papir se običajno nanaša na celoto in se običajno uporablja za administrativne ali storitveno usmerjene namene. Občinstvo je običajno splošno in razširjeno, pismo pa je lahko obrazec dokumenta, kot je privzeto pismo, obvestilo ali račun. Standardno pisemsko pismo običajno vsebuje samo ime in naslov podjetja ter logotip ali vodni žig logotipa, če ga ima podjetje.
Specializirana pisma
Specializirani pisemski papir je podoben standardnemu pisemskemu pismu, le da običajno prihaja iz posebnega oddelka podjetja, kot je računovodstvo, pravno ali tržno. Občinstvo je morda bolj zainteresirano za področje, s katerega prejemajo komunikacije. V maloprodajnem podjetju je na primer občinstvo lahko skupina prodajalcev za proizvodno področje podjetja ali skupina revizorjev za računovodsko področje podjetja. Podobno kot standardna pisemska pisma tudi specializirani pisemski papir vsebuje ime podjetja, naslov in logotip ali vodni žig; vendar je vključen poseben oddelek ali področje podjetja, kakor tudi vse druge slike ali logotipi, ki so posebej za oddelek.
Pisava po meri
Pisemski papir po meri je običajno bolj specifičen od drugih vrst in običajno prihaja od določene osebe. Te pisemske glave se običajno uporabljajo za medsebojne komunikacije, kot so beležke ali predstavitve. Uporabljajo se tudi za zunanjo komunikacijo in na splošno niso namenjeni za uporabo v dokumentih obrazcev. Znova uporabite maloprodajno industrijo, lahko ima vodja projekta tudi lastno pisemsko glavo, ki ga bo uporabil pri pošiljanju zunanjih sporočil svojim neodvisnim izvajalcem. Poleg imena podjetja, naslova, logotipa in specifičnega področja, vključuje tudi ime pošiljatelja in podatke o poslovnih stikih.
Izvršni opomnik
Izvršni napis z glavo je podobno kot pisemski list po meri, saj je njegova ciljna publika in vsebina specifična za eno osebo ali zadevo. Ta posebna pisma so rezervirana za osebje na ravni direktorja ali višje in se uporabljajo za namene, ki segajo od pisem o zaključku do pisem. Izvršni pisemski papir se lahko pojavi tudi na obrazcu pisma enega posebnega izvajalca. Na primer, izvršilni organ ima lahko več različnih črk za obrazce, ki se pošiljajo za privzete namene. Čeprav so v naravi, so prejemniki bolj verjetno, da bodo imeli ustrezen odziv, ko bodo prejemali komunikacijo iz določenega višjega položaja, namesto da bi prejeli obrazec, poslan več prejemnikom na standardni pisemski papir. Izvršni pisemski papir je oblikovan podobno kot pisemski list po meri, čeprav lahko poudari naslov določenega pošiljatelja s krepko ali večjo pisavo. Papir je običajno tudi višje kakovosti.
Oblika in oblika
Vsa pisma podjetja morajo biti edinstvena in oblikovana kot standardna. Oblikovanje mora takoj pokazati vaši ciljni skupini kulturo in blagovno znamko vašega podjetja. Na primer, če ima vaše podjetje posebne barve trženja, logotipe ali slogane, jih je treba vključiti v vse pisemske glave. Če uporabljate samo črno-belo tiskanje, mora biti vaš logotip in slogan še bolj izrazit. Pisava vašega pisma mora izstopati; čitalniku pa ne bi smelo biti prevelika ali nečitljiva. Natančneje, vaš pisemski papir ne bi smel zavzeti več strani, kot je potrebno.
