Pogosto v podjetju moramo vključiti spremno pismo, ki bo spremljalo večje poročilo, ki bi ga lahko poslali po pošti, posebni dostavi ali celo po e-pošti. Formalni spremni dopis ima zelo specifičen namen in mora biti napisan tako, da uvaja in opisuje vsebino, ponavljajočo se najpomembnejšo temo poročila, kot tudi navesti naslednje korake ali ukrepe, ki jih je treba sprejeti.
Pisanje poročevalskega naslova
Uporabite pisemski list podjetja, da boste sestavili spremno pismo poročila, s poudarkom na pomembnosti dokumenta, ki ga spremlja. Tudi če uporabljate elektronsko pošto, jo obravnavajte kot papirno spremno pismo, tako da na stran e-pošte vključite sliko logotipa podjetja.
Vključite datum dneva in podatke o naslovu, vključno z imenom in imenom, naslovom, poslovnim imenom, naslovom ulice in mesta, poštno številko. Uporabite pozdrav "Dragi", ki mu sledi formalni pozdrav, kot so okrajšave Gospod, Gospa ali Ms, če je posameznik tujec ali "Dragi" s prvim in / ali priimkom naslovnika, če je posameznik znana.
Navedite namen črke v telesu črk z besedami, kot je “To pismo zagotavlja (ime poročila) za vaš pregled ali komentar (ali kakršno koli želeno dejanje). To priložnost uporabite za kratko povzetek poročila. Poskusite povzeti namen poročila čim bolj strnjeno - v največ eni ali dveh stavkih.
Upoštevajte zaključek poročila tukaj, ne da bi razkrili bistvo ugotovitev poročila. Želite, da bralec prebere dejansko poročilo in ne le spremno pismo. Spremno pismo naj bi bratovemu nagnjenju k temu, kar bo najdeno v končnem poročilu.
Imate formalno sklenitev ali naslednja poglavja, kjer navedete, katere željene akcije so od naslovnika. Ali želite, da dokument prenesejo na dokument ali ga podpišejo ali uskladijo večji sestanek, da predstavijo ugotovitve? Bodite zelo natančni glede naslednjih korakov, kot tudi glede dneva in datuma, če je potrebno časovno občutljivo dejanje.
Konec spremnega pisma s formalnim odlomkom, kot je Vljudno, Zelo resnično ali S spoštovanjem. Vključite ime in naslov avtorja pisma. Navedite imena drugih posameznikov, ki bodo prejeli poročilo in spremno pismo v seznamu cc.
