Robert Kent, nekdanji dekan Harvardske poslovne šole, je rekel, da je najbolje: "V poslu je komunikacija vse." Pogosto imenovana mehka spretnost, komunikacija zagotavlja bistveno povezavo med vsemi ključnimi funkcijami v organizaciji. Kadar se osebje in uprava učinkovito vključujeta v vse oblike pisne in ustne komunikacije, organizacija izboljša svojo dobičkonosnost in verodostojnost v poslovni skupnosti.
Standardizirajte komunikacijske metode. Vsak posameznik v organizaciji ima prednostni način komuniciranja: e-pošta, glasovna pošta, beležke, intranet podjetja ali osebni pogovori. Težave nastanejo, ko se zaposleni močno zanašajo na določeno metodo, kot so na primer beležke, in se izogibajo neposrednemu sodelovanju s sodelavci. Če ste vodja ali nadzornik, jasno navedite želeni način komuniciranja za določene situacije za vse zaposlene.
Spodbujanje bolj neposredne komunikacije. Zaposleni lahko spretno posredujejo dejanske informacije v elektronski obliki z uporabo e-pošte, intranetov, faksov in glasovne pošte. Vendar morajo uporabiti bolj neposreden pristop pri obravnavanju človeških čustev; na primer promocije, demotivacije, opomin, razlike v mnenjih in čestitke.
Vadite aktivno poslušanje. Nadaljujte samo s poslušanjem vsebine govora posameznika. Poslušajte celotno osebo s skrbnim opazovanjem obraznih izrazov, kretenj in sprememb v drži. Poslušajte brez sodbe in ne prekinjajte. V ustreznih časovnih presledkih ponovite tisto, kar mislite, da ste slišali, in prosite zaposlenega za nadaljnja pojasnila.
Spoštovanje raznolikosti. Delovno mesto ni več homogeno; zaposleni odražajo razlike v starosti, rasi, etnični pripadnosti, telesnih sposobnostih in spolni usmerjenosti. Kot vodja ali nadzornik se morate zavedati različnih komunikacijskih in delovnih stilov. Na primer, nekateri azijski delavci morda niso zadovoljni z neposrednim stikom z očmi. V teh primerih je lahko osebna komunikacija nerodna in stresna.
Povečajte udeležbo zaposlenih na sestankih. Na vsakem sestanku določite drugega posrednika; to bo vsakemu zaposlenemu omogočilo, da izboljša svoje vodstvene in komunikacijske sposobnosti. Začnite vsako srečanje z drugim ledolomilcem in aktivno zbirajte mnenja tistih, ki delajo tišje.
