Vloga za zaposlitev daje vodjem pomembne informacije o kandidatu za najem. V prihodnje lahko zagotovi tudi dragocene informacije, če se postavi vprašanje o osebi, ki je zaposlena, da zapolni službo, ali o tem, zakaj določen kandidat ni bil zaposlen. Ohranjanje dobrih evidenc o zaposlitvi lahko pomaga zaščititi delodajalca v primeru vložitve tožbe proti podjetju.
Zaposlitev Records
Vsa opombe o intervjuju in vprašanja o prošnjah za zaposlitev morajo vsebovati ustrezne opombe, da se olajša odločitev o zaposlitvi. Dobro je ohraniti prošnje za zaposlitev za posameznike, ki delajo v podjetju, za čas njihove zaposlitve, in še 2 leti po koncu zaposlitve.
Pridobljene aplikacije
Vse oddaje, ki jih prejmete, morate obdržati kot odgovor na kakršno koli objavo ali oglaševanje, ki ga opravite za prosto delovno mesto. Če v določenem trenutku neuspešni pritožnik trdi, da ste bili pri zavrnitvi njene prošnje diskriminatorni, boste morda morali predložiti njeno prošnjo in objektivno pojasniti, zakaj je niste obravnavali. Zakon na splošno zahteva, da te vloge hranite dve leti.
Neželene aplikacije
Prav tako lahko prejmete nepovabljene aplikacije, bodisi po pošti, osebno ali prek interneta. To je pogosto zelo koristen vir podatkov o kandidatih, zato lahko povabite nekoga na razgovor na podlagi nenaročene aplikacije, s čimer boste prihranili veliko časa in denarja, ko gre za zapolnitev prostih delovnih mest, zlasti tistih, ki so nepričakovana. Če to storite, potrdite nezaželene aplikacije kot pot do zaposlitve v vašem podjetju, vse nezaželene aplikacije pa pridobijo status pravnih dokumentov, ki jih morate hraniti. Zakon je nekoliko manj jasen glede tega, kako dolgo je treba ohraniti nezaželene aplikacije, vendar strokovnjaki za človeške vire priporočajo uporabo istega 2-letnega standarda kot za zahtevane aplikacije.
Zadrževanje aplikacij
Vloge neuspešnih kandidatov lahko zagotovijo izhodišče za zapolnitev delovnega mesta, ko naslednjič postanejo prosti, glavni razlog, ki je na splošno podan za ohranitev vlog, je njihova potencialna vrednost pri obrambi pred tožbo. Različni zvezni in državni zakoni prepovedujejo diskriminacijo pri zaposlovanju zaradi različnih razlogov, vključno s starostjo, spolom, veroizpovedjo, nacionalnim poreklom, invalidnostjo, ki med drugim ne posega v opravljanje dela in zakonskim stanjem. Neuspešni kandidati za zaposlitev včasih trdijo, da so bili v postopku zaposlovanja diskriminirani. Vaša najboljša obramba pred takimi obtožbami je predložitev izvirne prijave in spremnega gradiva, kakor tudi sočasne opombe, ki ste jih podali v zvezi z vlogo.Če sledite najboljšim praksam zaposlovanja in zaposlovanja, bo to gradivo objektivno utemeljilo, da niste zaposlili prosilca.
