Zapirate svoje podjetje. Morda se upokojujete ali vstopate v priložnost za drugačno podjetje. Vsa podjetja ustvarjajo dokumentacijo, in ko je vaše podjetje zaprto, je treba obravnavati vprašanje, kako dolgo je treba hraniti te dokumente.
Razlogi za vodenje evidenc
Vladne agencije, kot so Služba za notranje prihodke in državne zakladnice, so najverjetnejši subjekti, ki bi lahko zahtevali različne pretekle poslovne dokumente. Vodenje vseh vrst poslovnih zapisov bo dragoceno, če se pojavi potreba po utemeljitvi zahtevkov, transakcij in informacij, vloženih na davčnih napovedih. Čeprav v nekaterih primerih, kot je preiskava o goljufiji ali druge civilne ali kazenske tožbe proti podjetju, obstaja zastaranje za mnoge poslovne zadeve, se lahko zahtevajo pretekli poslovni podatki, ne glede na to, kako dolgo je prišlo do dogodkov. Nikoli ne veste, kdaj so stare poslovne evidence lahko koristne, zato je priporočljivo, da vse poslovne evidence hranite, dokler je to izvedljivo. Ob tem pa obstajajo splošne smernice glede časa za hranjenje skupnih dokumentov.
Določena obdobja zadrževanja postavke
Od datuma vložitve zahtevka vsaj tri leta opravite odpovedane čeke, bančne bančne nakaznice, izjave o kreditnih karticah in glavne knjige. Najmanj šest let hranite bančne izpiske, evidenco inventarja, račune, prodajne evidence, blagajne, W-2s, 1099 in druge davčne dokumente. Če je bilo vaše podjetje ustanovljeno kot korporacija, hranite mesečne in četrtletne računovodske izkaze podjetij za vsaj tri leta.
Zapisi za nedoločen čas
Hranite osebna plačila in z njimi povezane dokumente, kot so nadomestila za delavca, pokojninske evidence in odtegljaji od dohodka zaposlenih, kolikor dolgo lahko. Če zaposleni v preteklem podjetju vloži prošnjo za nadomestilo za primer brezposelnosti, zaprosi za novo delovno mesto ali če ima vprašanja, ki segajo v čas zaposlitve, bo imelo te dokumente na voljo najbolj dragoceno. Vse dokumente, povezane s podjetji, je treba hraniti za nedoločen čas, čeprav družba ne posluje več. Takšni dokumenti vključujejo potrdilo o ustanovitvi, zapisnik seje upravnega odbora, pogodbe o delu, transakcije z delnicami, patente in blagovne znamke ter vse dokumente, povezane s sodiščem. Voditi je treba evidenco premoženja družbe in terjatev in obveznosti.Zastaranje IRS je tri leta od datuma vložitve davčnih obrazcev, v katerih je treba preveriti vrnitve. Kot je bilo že omenjeno, bi bilo treba, če je to mogoče, voditi evidenco, ki dokazuje prihodke in odbitke.
Subjekti, ki lahko zahtevajo pretekle zapise
Zvezne agencije, ki najverjetneje zahtevajo podatke o dokumentih, so Služba za notranje prihodke, Ministrstvo za delo, Uprava za socialno varnost, Komisija za enake možnosti za zaposlovanje in priseljevanje in naturalizacija. Evidence za državne agencije, kot je delitev davkov in lokalnih občin, je treba hraniti čim dlje, tudi po prenehanju poslovanja. Datoteke shranjujte na varnem mestu, po možnosti na mestu, ki je zaščiteno pred požari, poplavami, krajo in drugimi izgubami. Nekdo, ki ni sam, bi moral vedeti, kje se hranijo te pomembne evidence.
