Dokumentacija procesa je evidentiranje procesov, ki jih podjetje redno izvaja. Običajno ustvarjena za usposabljanje zaposlenih, procesno dokumentacijo in usposabljanje lahko včasih traja nekaj časa stran od drugih dejavnosti. Vendar pa lahko odpravljanje težav, ki so jih povzročili zaposleni, ki niso prejeli ustreznega usposabljanja, ali ki ne razumejo pravilnega načina izvajanja postopka, lahko traja tudi dan.
Integracija
Organizacije so sestavljene iz vrste procesov, ki so integrirani skupaj za doseganje glavnega cilja. Dokumentacija procesa vključuje evidentiranje teh različnih procesov, tako da lahko organizacije razumejo, kako delujejo, in oblikujejo strategije za njihovo izboljšanje.
Jasnost
Procesi morajo biti zabeleženi na jasen in prepričljiv način, saj lahko ti procesi pripomorejo tudi k oblikovanju potrebnih sprememb v načinih, kako jih zaposleni izvajajo. Vodstvo lahko včasih razvije dokumentacijo procesa v priročnike za usposabljanje za usposabljanje novih zaposlenih.
Možna
Procesna dokumentacija mora biti izvedljiva, tako da jo lahko storijo posamezniki, ki pred tem niso izvedli teh postopkov. Razlog, da so nekateri izdelki enaki v celotni verigi trgovin, je v tem, da je bil postopek izdelave teh izdelkov - na primer skodelice kave - jasno dokumentiran na način, ki je drugim omogočal ustvarjanje dvojnikov izdelka. Procesna dokumentacija mora biti primerna za pomoč upravljavcem pri usposabljanju zaposlenih.
Vzrok in učinek
Procesna dokumentacija mora biti napisana tako, da jasno opredeli vzročno-posledično naravo procesov. Procesi morajo biti dokumentirani ločeno in dokumentirani, da pojasnijo, kako se različni procesi med seboj nanašajo. Na primer, organizacija bi morda želela razumeti, kako proces sestanka vpliva na odprtost razprave v podjetju.
Opustitev
Tisti, ki izdelajo dokumentacijo procesa, se morajo tudi zavedati, kaj je treba izpustiti v dokumentaciji procesa. Na primer, nekateri postopki so tako preprosti, da jih ni treba opisati. Drugih procesov ni nujno, da se vsakič pravilno izvedejo.
Proces in usposabljanje
Pogosto lahko menedžerji združujejo dokumentacijo procesa in usposabljanje. Procesna dokumentacija lahko prihrani čas za delavce, ki bi lahko opravljali druge naloge, namesto da bi uporabljali čas, ki poteka. Vendar pa dokumentacija procesa ne razloži dovolj jasno informacij zaposlenim. Pogosto ga je treba kombinirati z praktičnim usposabljanjem, da se zagotovi, da nove informacije jasno razumejo novi zaposleni.
