Proračunski sestanki so pomembni, ker vam omogočajo, da svojim šefom ali nadrejenim predstavite svoj projekt v smislu proračuna. Na sestanku lahko razpravljate o možnih povečanjih ali zmanjšanjih dodeljenega proračuna in predlagate načine za zmanjšanje stroškov, da bo vaš proračun ostal na poti. Proračunska srečanja vam omogočajo, da se zavzemate za več sredstev za svoj projekt ali delo. Skupni proračunski sestanki določajo, kako oddelek ali podjetje posluje finančno, ter določajo cilje in omejitve za nadzor denarja in ostanejo dobičkonosni. Razmeroma lahko je sklicati proračunski sestanek.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Konferenčna ali sejna soba
-
E-poštna storitev
Ugotovite, kdo se bo udeležil seje proračuna. Ponavadi povabite finančnega direktorja vašega podjetja, podpredsednika za finance ali druge osebe v vodstveni ekipi podjetja, ki je zadolžena za finance. Če delate za večje podjetje, povabite osebo v vaši pisarni, ki upravlja denar, kot upravljavec ali vodja računovodstva. Povabite tudi svojega šefa, vodjo projekta in vse ostale člane osebja, ki so povezani z vašim projektom ali oddelkom.
Preverite urnike vseh, ki jih povabite na sestanek. Poiščite skupne odprtine, ko naj bi bili vsi v mestu in v pisarni. Nekatera pisarniška orodja, kot je Microsoft Outlook, vam omogočajo ogled urnikov in razpoložljivosti drugih sodelavcev.Če ne morete dostopati do vseh urnikov, vprašajte njihove pomočnike ali posameznike, kakšna je njihova prihodnja razpoložljivost.
Izberite trajanje sestanka, na primer 30 ali 60 minut. Dovolj časa, da predstavite informacije o proračunu in pustite prostor za vprašanja in čas za razpravo. Če menite, da boste potrebovali eno uro, da predstavite informacije o proračunu, izberite 90 minut, da boste lahko podaljšali čas.
Izberite dan in čas za sestanek glede na to, kdo je na voljo, in trajanje srečanja. Če bo vaše srečanje trajalo 90 minut, izberite prvo 90-minutno časovno obdobje, ko bodo vsi na voljo.
Pošljite obvestilo o zahtevi za sestanek po e-pošti in prosite vse prejemnike, naj sporočijo, ali sprejemajo zahtevo za sestanek ali ne morejo. Ali pa sestanek nastavite na staromoden način, tako da ga rezervirate osebno ali prek pomočnika udeleženca. Ko sestanek zahtevate osebno ali po e-pošti, na kratko predstavite pregled dnevnega reda na visoki ravni: zmanjšanje proračuna, finančna poročila, proračunski status itd.
Odložite sestanek, če se ljudje, ki morajo biti tam, ne morejo udeležiti. Izberite naslednje razpoložljivo mesto, ko bodo finančni nadzorniki in drugi potrebni ljudje na voljo za načrtovano trajanje srečanja.
Opomnite vse udeležence o prihodnjem srečanju tisti teden ali to jutro. Če ste zahtevo za sestanek poslali po e-pošti, lahko programska oprema samodejno opozori udeležence na elektronsko obvestilo.
Nasveti
-
Nastavite ponavljajoča se proračunska srečanja, da se srečate z istimi ljudmi vsak mesec ali teden, da se pogovorite o proračunih projekta ali oddelkov.
