Dobra komunikacija s prodajalci vašega podjetja je bistvena za vzdrževanje nemoteno delujoče dobavne verige. Ko se vaše podjetje preseli, se prepričajte, da so vsi vaši dobavitelji obveščeni in imajo čas za posodobitev podatkov o stikih in pošiljanju. Pisma o spremembi naslova ni težko pripraviti, vendar morate malo načrtovati. Izogibajte se tej nalogi do zadnje minute.
Pripravite celovit poštni seznam prodajalcev vašega podjetja. Začnite izdelovati seznam vsaj šest tednov pred datumom začetka selitve podjetja, tako da lahko spremembe naslovnih pisem pošljete predčasno. V nekaterih primerih boste morda morali poslati več črk. Na primer, prodajalec ima lahko oddelek za naročanje in pošiljanje, ki je ločen od svojih obračunskih služb. Oba morate obvestiti.
Podatke o spremembi naslova vnesite samo v besedilo pisma prodajalcem. Uporabite pisemski list podjetja ali vnesite svoj trenutni naslov in kontaktne podatke v pozdrav ali zaprite pismo po običajni obliki poslovnega pisma.
Povejte prodajalcem, da se vaše podjetje preseli v prvi odstavek pisma in navedete datum spremembe. Dejanska poteza lahko traja več dni, zato navedite točen datum, ko je treba korespondenco in pošiljke poslati na nov naslov. Pojasnite, zakaj se podjetje giblje. Na primer, obveščanje dobaviteljev, da se podjetje širi in potrebuje večji objekt, jim omogoča vedeti, kaj se dogaja na način, ki ustvarja ugoden vtis. Če bo prišlo do obdobja, v katerem bodo operacije zaustavljene, navedite datume, ko bo podjetje zaprto.
V drugi odstavek vnesite novi naslov podjetja. Če bo poštni naslov drugačen od poštnega naslova, ga vključite tudi. Navedite vse druge kontaktne podatke, ki se spreminjajo, na primer telefonske številke. Sporočilo o spremembi naslova pošljite po pošti vsaj tri tedne pred premikom, tako da imajo prodajalci čas za posodobitev svojih zapisov. Nazadnje predložite telefonsko številko ali e-poštni naslov za prodajalce, da po potrebi postavljajo vprašanja.
Nasveti
-
Svoj dopis spremljajte z e-poštnim sporočilom, ki zahteva potrditev, da je bilo pismo o spremembi naslova prejeto, in prodajalce spomnili na prihajajočo selitev. Morda boste želeli objaviti tudi spremembo naslova na svoji spletni strani in straneh s socialnimi mediji. V pismu in v e-poštnem sporočilu navedite spletne naslove teh spletnih mest.
