Pisni predlog vedno ponuja odgovor na potrebo po storitvi, izdelku ali projektu. Za uspeh mora predlog hkrati obveščati in prepričati občinstvo o predlagateljevih kvalifikacijah, rešitvah in proračunu.Pridobljeni predlog ponavadi ponuja specifične informacije, ki jih bralci zahtevajo v določenem vrstnem redu in obliki. Nezaželen predlog včasih mora bralce prepričati, da obstaja potreba. Kakorkoli, predlog mora imeti prepričljiv začetek, sredino in konec. Vsak del vašega predloga prilagodite tako, da boste na kratko predstavili, kaj morajo vaši bralci vedeti, da lahko sprejmejo predlagano rešitev z zaupanjem.
Začetek
Ustvarite »predlog zadeve«. Običajno je to pismo s prenosom, naslovna stran, kazalo vsebine in povzetek projekta. Povzetek predloga je lahko v obliki abstrakta od 100 do 300 besed ali povzetka na eni strani.
Začnite svoj predlog z naslovom »Uvod«. Razkrite namen vašega predloga in si predogledajte njegovo vsebino. Opišite svoj odnos s svojimi bralci ali z različnimi viri informacij. Na kratko opišite svojo rešitev, zlasti njene prednosti, da boste bralce privlekli.
Razpravljajte o svojem predlogu »Ozadje«. Navedite težavo in opišite svoje občinstvo. Pokažite, da ste zadevo raziskali iz različnih zornih kotov, da bi dobili dobro rešitev. Jasno navedite svoje prostore in predpostavke ter določite vse osnovne izraze, ki jih uporabljate v predlogu.
Sredina
Opišite svojo rešitev. Pokažite svojim bralcem, zakaj je vaša rešitev najboljši način za reševanje perečega vprašanja. Pogovorite se o prednostih svoje rešitve prepričljivo, po možnosti z uporabo trdnih dejstev in številk, ki podpirajo vaše trditve.
Opišite "pristop" ali "metodologijo", s katero boste izvedli svojo rešitev. Vključite informacije o tem, kako boste zaporedje in upravljanje dela ter zagotovili dovolj dela in sredstev za zagotavljanje kakovostnih rezultatov. Podrobno razporedite, ki prikazuje ključne mejnike in kritične kontrolne točke, delovni načrt pa prikazuje vključenost vseh udeležencev skozi čas.
Navedite svoje “Kvalifikacije”, da bodo vaši bralci udobno in samozavestni v vaše sposobnosti. Navedite dokaze, da imate vi in vaša ekipa, če sploh, izkušnje in ozadje za dobro opravljeno delo.
Podrobno navedite »Proračun«, ki navaja vse vire, ki jih boste potrebovali, in njihove ustrezne stroške. Izračunajte skupne stroške prizadevanja, vključno z delom, materiali, opremo, zalogami itd.
Konec
Končajte z »Zaključkom«, ki ponavlja in poudarja prednosti vaše rešitve. Spodbudno, samozavestno in prepričljivo pozivamo k odobritvi. Po potrebi ponudite dodatne informacije.
Navedite svoje »Reference«. Navedite vire, ki ste jih uporabili za razvoj vašega predloga.
Pripravite razdelek „Dodatki“, ki vsebuje dodatne dokumente, ki podpirajo trditve ali ponazarjajo izjave v vašem predlogu. Te lahko vključujejo preglednice, diagrame poteka, podobne projekte ali študije primerov, življenjepise, priporočilna pisma, bele knjige in tako dalje.
Nasveti
-
Potreba po informacijah za vašo ciljno skupino mora poganjati, kaj morate vključiti ali izključiti iz vašega predloga.
Vodite vaše bralce iz skrbi glede vprašanja, ki vas bo vznemirilo glede vaše rešitve. Predhodne podatke o stroških si zagotovite s pomirjujočimi kvalifikacijami in sledite povzetku zanimivih priložnosti in prednosti vaše rešitve.
Morda ne boste potrebovali vseh zgoraj navedenih odsekov in lahko celo združite več delov v enega. Nasprotno pa lahko ustvarite nove dele, ki bodo zadovoljili vaše potrebe bralcev. Dodajte na primer razdelek »Pregled literature« za »Ozadje«, da opišete delo, ki je tesno povezano z vašim predlogom; ali dodajte razdelek »Pogodba« za »Kvalifikacije«, da navedete vaše pogodbene predpostavke, pričakovanja ali izjeme.
Oblikujte predlog za preprosto branje. Vsak odstavek obrežite tako, da se začne ali konča z glavno točko, pri čemer si srednji del rezervirate za podrobnosti ali primere. Poskrbite, da je vsak odstavek dolg največ 10 vrstic. Poudarite ali poudarite ključne točke in uporabite naslove in podnaslove, da bralcem pomagate hitro poiskati informacije. Če ni drugače določeno, uporabite velikost pisave od 10 do 12 točk.
Preverite svoj predlog za črkovalne in slovnične napake. Kjer je mogoče, si preberite sveže oči in si pred tiskanjem in pošiljanjem pregledajte svoj predlog.
Ustvarite predloge in prilagodite ustrezne dele uspešnih predlogov v prihodnjih predlogih.
