Poročila so ključnega pomena za vodenje poslov. Šefom in nadzornikom omogočajo, da natančno vedo, kje podjetje stoji na različnih projektih, ki jih nato lahko poročajo nadrejenim. Načrtovanje formatov poročil zahteva posebne informacije, ki bodo tiste, ki delajo na papirju, lažje uporabljati. Dobre oblike dajejo načrtovalcu prostor za ustvarjalnost. Načrtovanje poročila pred tiskanjem je bistvenega pomena za izdelavo obrazca za poročilo, ki ga lahko uporabljate dalj časa.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Papir
-
Svinčnik
-
Eraser
-
Črno barvno črnilo
Zapišite vse informacije, ki jih boste morali vključiti v poročilo na enem kosu papirja, nato pa te točke spremenite v vprašanje ali obliko ukaza. To stran postavite na stran. Ta korak opravite na računalniku, če vam bo to manj zmedeno, če pa jih zapišete na list papirja, jih boste lažje prenašali v obliko v računalniku, ko ste pripravljeni, da jih dodate namesto nazaj in med več dokumenti.
Pripravite prvi grob osnutek poročila o svojem drugem kosu papirja. Na vrh strani postavite logotip podjetja in v zgornji vrstici dodajte obrazec za poročilo v velikih krepkih črkah. Za ta primer bomo uporabili generično obliko, ki jo lahko prilagodimo vsakemu projektu.
Pripravite prvi del, da dobite informacije o določenem projektu. To lahko vključuje, da poročevalec zapiše ime projekta, številko projekta ali kateri koli sistem, ki ga uporabljate za identifikacijo vašega projekta. Nato zapišite zahtevo, ki določa, ali je poročilo vmesno poročilo ali končno poročilo o projektu. Na primer:
Obkrožite eno:
Vmesno poročilo Končno poročilo
ali:
Kakšno vrsto poročila je to? ****
ali:
Vrsta poročila: vmesni zaključek (kroga ena)
Naredite drugi del o osebi, ki izpolni obrazec. Vključite ime, položaj ali naziv, posebne odgovornosti za projekt, o katerem poročajo, in kaj bodo priložili ali vključili v svoje poročilo.
Razvijte zadnji del poročila s poročevalcem, naj podrobno pojasni, kaj je bilo doseženo na koncu. Za vmesna poročila lahko pustite nov odsek za poročevalca, ki bo opisal naslednje korake in navedite predvideni datum zaključka naslednje faze. Na koncu poročila lahko izberete tudi pogodbeno pogodbo, ki navaja, da zaposleni ne bodo razkrili nobenih informacij in da so vse vključene informacije po njihovem najboljšem vedenju pravilne.
Oblikujte obliko poročila v računalnik s programom za pisanje ali želenim programom ter natisnite toliko kopij, kot želite, ali naredite končni osnutek in naredite več kopij, ki jih želite shraniti.
Nasveti
-
Uporabite lahko različno programsko opremo za izdelavo končnega osnutka poročila, preden ga natisnete v razsutem stanju. Ne pozabite obdržati vaših bralcev v mislih in razložiti informacije na način, ki bi ga najbolje razumeli večina vaših zaposlenih.
