Zahtevki za pisanje vam ne pomagajo samo zagotoviti, kar potrebujete, ampak lahko pomagajo vzpostaviti tudi odnos z osebo ali organizacijo, ki jo obravnavate. Ključno je, da pišete z zaupanjem in da ste jedrnati, tako da je zahteva enostavno izpolnjena. Ali naj pismo zahteva kopijo pomembnega dokumenta, povišanje plače ali udeležbo nekoga na dogodku, bi moral konec bralcu dati jasno predstavo o tem, kako nadaljevati.
Na koncu pisma se ne opravičujte, ne glede na velikost vaše zahteve. To je del pisanja z zaupanjem. Pričakujete lahko, da bo vaša zahteva odobrena.
Na koncu opombe vključite kratko izjavo o nadomestilu, da bi pojasnili, da ste pripravljeni dati nekaj v zameno za to, kar bi radi prejeli.
Preden zaprete zahtevo, navedite svoje kontaktne podatke. Te podatke je treba navesti v vrstnem redu, v katerem želite biti kontaktirani. Torej, če želite govoriti po telefonu, najprej navedite svojo telefonsko številko in nato e-poštni naslov ali poštni naslov. Glede na te informacije bo bralec imel več časa, da se osredotoči na izpolnjevanje zahteve, namesto da porabi čas za iskanje vaših kontaktnih podatkov drugje.
Zaprite pismo s prijaznim, kratkim pozdravom, kot je "Hvala" ali "Iskreno". Na ta način izražate hvaležnost, saj bo bralec moral razmisliti o delitvi svojih virov.
