Organizacija odvetniške pisarne je odličen način za pomoč sodnikom, pravnim sekretarjem in pravnim pomočnikom pri podpori odvetnikom. V majhnih odvetniških pisarnah se lahko odvetniki celo organizirajo sami. Večina odvetniških pisarn ima centraliziran sistem arhiviranja, sodne spise pa odvetniki preverijo le, kadar je to potrebno za delo na primeru. Ker se odvetniki srečujejo s strankami, se udeležujejo sodnih postopkov, sprejemajo izjave in opravljajo drugo delo, so odvisni od organizacije pisarn, da po potrebi najdejo dokumentacijo.
Možni primeri
Vsak odvetnik v odvetniški pisarni potrebuje sistem za sledenje informacij, povezanih z morebitnimi primeri.Jim Wirken, civilni sodni odvetnik in predsednik uprave Wirken Law Group v Kansas Cityju, priporoča uporabo obrazca, imenovanega Poročilo o prihodnjem vprašanju. Ta standardni obrazec pomaga odvetniku slediti informacijam bodočih strank, voditi zapiske o pogovorih v zvezi s to zadevo in beležiti čas, ki ga je porabil za posvetovanje o zadevi. Če je kasnejša datoteka primera odprta, lahko odvetnik ali oseba za podporo uporabi ta obrazec za izdelavo papirne datoteke in nove datoteke v sistemu baze podatkov za upravljanje primerov.
Organizacija datoteke
Organizacija datotek je ključna za organizacijo odvetniške pisarne. Ta postopek je pomemben za organizacijo spisov primerov in za organizacijo računovodskih evidenc. Organizacija datotek prav tako pomaga odvetniški pisarni zajeziti zaznavanje strank zaradi zlorab in olajšati zadrževanje strank. Za papirne datoteke mora odvetniška pisarna razviti sistem za organiziranje vsake mape z datotekami. Na primer, v vsakem razdelku datoteke mora biti vsakokrat nameščena ista vrsta dokumentov. V vsakem oddelku bodo morda potrebni dokumenti z obarvanimi karticami (s številkami ali datumi), ki označujejo, kje se vsak dokument začne in konča. Prispevke je treba vložiti v kronološkem vrstnem redu, bodisi z najnovejšim dokumentom na vrhu ali na zadnji strani vsakega oddelka.
Odvetniška pisarna lahko razvije vodnik za datoteke in ga posreduje vsem zaposlenim. Novi sodni uradniki bodo morda potrebovali usposabljanje za razumevanje vodnika za datoteke. Odvetniki in osebje za pravno pomoč se morajo pri večini nalog nanašati na strokovno osebje.
Elektronsko shranjevanje podatkov
Organizacija lahko uporablja tudi sistem zbirk podatkov za vodenje primerov za sledenje primerom in računovodskim informacijam. Nekateri sistemi za upravljanje zbirk podatkov vključujejo zmožnost prilagajanja faksov, elektronskih dokumentov in skeniranih dokumentov v spisih v elektronski zbirki podatkov. Nekateri sistemi podatkovnih zbirk so še posebej koristni za nerutinske naloge, kot je preverjanje, ali ima odvetnik navzkrižje interesov pri zastopanju stranke (kar lahko vodi do etične kršitve).
Zaposleni in odvetniki se morajo usposabljati o tem, kako uporabiti ta sistem za upravljanje baze podatkov za elektronsko shranjevanje informacij. Odvetniška pisarna morda želi omejiti profile uporabnikov, ki lahko vstavljajo ali brišejo zapise, da bi preprečili izgubo pomembnih podatkov o strankah.
