Knjigovodske dolžnosti za dnevno varstvo niso popolnoma drugačne od tistih, ki jih ima knjigovodja za katero koli drugo storitev, ki temelji na storitvah, vendar so odgovornosti precej večje. Ker morajo biti dnevi za starše otrok za davčne namene skupni letni prejemki, je treba bolj pazljivo beležiti transakcije.
Davčne obveznosti
Zaradi edinstvene narave dejavnosti dnevnega varstva, zlasti s starši, ki odštejejo znesek, ki ga plačajo za otroško varstvo, od svojih davkov ob koncu leta, mora knjigovodja plačati zneske, ki jih plača vsak kupec, pravilne. Če predšolska vzgoja ponuja pred in po šolski oskrbi, je treba voditi evidenco o vseh zneskih, ki so bili plačani samo za to storitev, in poslane so potrdila.
Obveznosti iz plač
Pri izpolnjevanju dokumentov na izplačane plače, knjigotržci dnevnega varstva uporabljajo zagotovljeno računovodsko programsko opremo ali tabele davkov na spletnih straneh IRS in države. Knjigovodja bo moral uporabiti storitev elektronskega zveznega davčnega zavezanca in za vsako plačilno obdobje izpolniti 941 plačilo (to je za prispevke družbe za socialno zavarovanje, zdravstveno zavarovanje in zvezni odtegljaj skupaj s prispevki zaposlenega)., www.eftps.com in vnese številko podjetja EIN in PIN.
Na četrtletni osnovi bo imetnik dnevnega varstva moral predložiti obrazec 941 in ga poslati na IRS. Obrazec obrazca 941 bo skupaj vseh 941 plačil, izvedenih v vsakem plačilnem obdobju, in mora biti podpisan in poslan v vsakem četrtletju. Knjigovodja mora tudi izračunati plačila iz računovodske programske opreme in vsako četrtletje poslati zvezni davek za brezposelnost (FUTA). Poleg teh zahtev mora računovodja vsako četrtletje izpolniti tudi obrazec za državni davek za brezposelnost. (SUTA).
Obveznosti iz dneva v dan
Knjigovodja v dnevnem varstvu mora voditi evidenco vseh terjatev, da se zagotovi, da vse stranke plačujejo pravočasno in vse obveznosti do kupcev, da zagotovijo, da se stavba, komunalne storitve in drugi mesečni računi plačajo pravočasno. Bančni računi in računi kreditnih kartic se morajo vsak mesec uskladiti s primerjavo bančnih in kreditnih izkazov z računovodsko programsko opremo ter se prepričati, da so izjave banke / kreditne kartice skladne z računovodsko programsko opremo.
Preklicani čeki, kopije računov od prodajalcev in prejemki od izdatkov se vložijo tedensko, da se zagotovi, da so vsi tiskani primerki na voljo za pregled in revizijo.
Pravne zahteve
Knjigovodja bo dokončal analizo prihodkov na otroka, pri čemer bo upošteval pravne razmerja otrok in učiteljev. Razmerja se v vsaki državi razlikujejo glede na državno zakonodajo. Knjigovodja mora te informacije uporabiti za izdelavo načrta za najem več učiteljev ali za analizo stroškov v razredu.
Finančne obveznosti
Dodatne dajatve vključujejo zbiranje vseh čekov in gotovinskih plačil, njihovo beleženje kot terjatev in izpolnitev položnic za lastnika dnevnega varstva, ki bo dvakrat preveril vse vsote, ki jih bo dostavil banki. Prejemki za izvršena plačila bodo natisnjeni in posredovani vsakemu kupcu mesečno.
Tiskanje mesečnih finančnih poročil, vključno s izkazom poslovnega izida, bilanco stanja in napovedjo denarnih tokov, vodenje evidenc za denarni sklad in vodenje računov za povračilo vseh plačanih stroškov so prav tako del dela.
