Zaposleni, ki plačajo odobrene poslovne stroške iz lastnih sredstev, lahko na splošno pričakujejo povračilo stroškov od svojih delodajalcev. Da bi olajšali takšno povračilo in zagotovili, da so stroški natančno knjiženi v knjigi družbe, se od zaposlenih pričakuje, da predložijo podrobno poročilo o vseh takšnih stroških.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Računalnik
-
Računalniški tiskalnik
-
(izbirno) Predloga poročila o stroških podjetja
Če vaše podjetje ponuja predlogo o poročilu o stroških, dostopite do nje in sledite njenim navodilom.
Če ne, zberemo račune in jih postavimo v časovnem zaporedju. Navedite tudi vse stroške, za katere nimate računov, kot so avtomobilske prevožene kilometre in nezgode, kot so časopisi in osvežilne napitke, ki jih kupite na prodajnih avtomatih.
Če ustvarjate lastno poročilo brez predloge za podjetje, uporabite računalniško preglednico. Ustvarite predlogo in jo kopirajte v nov delovni list za vsako novo poročilo, ki ga pripravite. Vsaka glava lista mora vsebovati vaše ime, ime in kodo oddelka ter obdobje, ki ga zajema poročilo. Pod to informacijo mora imeti vaša predloga vsaj pet stolpcev z naslovom Datum, prejemnik, namen ali opis in znesek. Odvisno od pravilnika vašega podjetja boste morda morali dodati dodatne stolpce za informacije, kot so računovodske kode, udeleženci sestanka in tako naprej.
Navedite svoje stroške na vašem listu v datumskem naročilu z uporabo vaših potrdil in navedite kot vire. Pripravite eno poročilo na obdobje - bodisi tedensko, dvomesečno, mesečno ali kako drugače, običajno določeno v politiki vašega podjetja. Če imate več prejemkov za en dan, jih lahko razvrstite po vrstah stroškov, kot so stroški prehrane in stroški parkiranja.
Če prejmete pavšalno nadomestilo za kakršen koli namen, ga vnesite v svojo vrstico na dnu poročila po prejetih stroških.
Če ste povrnili kilometrino, ki ste jo dali na osebno vozilo, morate voditi avtomobilski dnevnik in prenašati število prevoženih kilometrov na poročilo o odhodkih dnevno ali tedensko, v skladu s politiko podjetja. Vnesite kilometrino v svoji vrstici kot ločeno postavko odhodkov. V stolpec prejemnika, milje in miljo v stolpcu Opis vnesite besede »Osebna samodejna kilometraža« (tj. »275 milj na 58 centov / miljo«) in znesek, ki ga je treba vrniti v stolpcu Znesek. Upoštevajte, da ima vsak delodajalec lastno stopnjo povračila kilometrov.
Ko se vnesejo vsi stroški, jih dopolnite kot zadnjo postavko v stolpcu znesek. Če ste prejeli denarni predujem za kritje stroškov, odštejte ta znesek od skupnih stroškov. To je znesek, ki se vam povrne.
Različni delodajalci imajo različne politike glede predložitve potrdil. Vaši lahko zahtevajo, da predložite originalne račune ali da oddate skeniranje ali fotokopije. Morda jih boste morali navzkrižno sklicevati, tako da bo oseba, ki upravlja vaše povračilo, lažje poravnati stroške s prejemom. Če vložite zahtevek za povračilo kilometrine, morate predložiti tudi kopijo avtomatskega dnevnika za to obdobje.
V skladu s politiko vašega delodajalca pošljite poročilo o stroških v obrazec, skupaj s potrdili. Predložite samo delovni list, ki vsebuje stroške tekočega tedna, ne celotne datoteke preglednice s prazno predlogo in več tednov stroškov.
Nasveti
-
Kadarkoli je mogoče, plačate povračljive stroške s kreditno kartico, ki jo uporabljate samo za takšne stroške. To vam bo pomagalo slediti povračljivim poslovnim stroškom in uskladiti njihovo plačilo.
Izogibajte se mešanju poslovnih in osebnih stroškov na isti račun.
Dvakrat preverite vsa poročila in primerjajte prejemke odhodkov z zneski, zahtevanimi v poročilu. Veliko napak se zgodi, ko ljudje, ki hitijo skozi nalogo, prenesejo napačen znesek od prejema na poročilo o stroških.
Vedno preverite pri svojem delodajalčevem kadrovskem, plačnem ali računovodskem oddelku smernice za natančno povračilo stroškov in pravočasnost.
Opozorilo
Nikoli ne laži o stroških. To je kraja podjetja in lahko povzroči škodljive posledice, kot sta prekinitev ali kazenski pregon.
Preverite pri svojem delodajalcu kakršne koli omejitve glede tega, za kar lahko dobite povračilo. Vsak obrok morda ne bo mogel biti porabljen in morda ne boste mogli trošiti stvari, kot so alkohol, suho čiščenje ali parkiranje. Vaš delodajalec mora imeti smernice o tem, kaj je povračilo.
Plačajte samo za svoje odobrene poslovne stroške - ne plačujte stroškov drugih ljudi, razen če imate pooblastilo za to. Izogibajte se tudi plačilu stroškov drugega zaposlenega, ki povrne stroške.
