Matrika distribucije dokumentov vam daje vizualno referenco za določanje načina komuniciranja s širokim krogom ljudi. Te matrice so uporabne v podjetjih, šolah in vseh drugih organizacijah, ki komunicirajo prek tiskanih ali računalniških dokumentov. Računalniška orodja za preglednice, kot so Excel, Numbers, 1-2-3 ali Calc, so najboljša orodja za ustvarjanje matrike distribucije dokumentov, vendar lahko uporabite katero koli programsko opremo, ki vam omogoča ustvarjanje tabel. Če je vaša organizacija majhna, lahko svojo matrico izvlečete ročno.
Zaženite nov delovni zvezek v programu za preglednice ali nastavite novo tabelo v programu za urejanje besedil. Programi preglednic lahko obdelajo več podatkov kot tabel, zato izberite to obliko, če imate možnost.
Navedite vse vrste dokumentov, ki jih uporabljate za svojo organizacijo, v zgornji vrstici preglednice, začenši v drugem stolpcu. Vrste dokumentov za splošno matriko lahko vključujejo koledarje, zapisnike sestankov, poročila o zaslužkih in posebne biltene. Če je vaša matrika za določen projekt, navedite posamezne dokumente, povezane s projektom, in ne kategorij dokumentov. Na primer, matrika dokumentov gradbenega projekta lahko navede elemente, kot so električne risbe, arhitekturne risbe, višine in kopije posebnih dovoljenj.
Seznam vseh članov vašega podjetja ali organizacije navedite v prvem stolpcu na levi strani preglednice, začenši v drugi vrstici. Razdelite ljudi v kategorije, če je primerno. Na primer, v matriki majhnih podjetij so lahko kategorije "upravljanje", pri čemer je vse vodstveno osebje, našteto po abecednem vrstnem redu, pod naslovom "zaposleni", ki so navedeni spodaj, "odjemalci" s tistimi, ki so našteti po abecedi in "trženje" z vsemi vaši zunanji tržni stiki.
Preverite svojo glavo in stolpec, da zagotovite, da sta oba seznama popolna. Če je pregledovanje matrike lažje, dodajte senčenje vrsticam kategorij članov, tako da boste imeli odmor med vrstami ljudi, ki prejmejo vašo dokumentacijo.
Določite svoj prvi stolpec dokumenta, ki bo v večini programov preglednice stolpec B, in v celico poleg imena katere koli osebe, ki naj bi ta dokument prejel elektronsko, postavite »e«. V celico položite "p" poleg vsake osebe, ki naj prejme papirni izvod tega dokumenta. Če oseba tega dokumenta ne prejme, pustite celico poleg imena prazno. Če so vaše potrebe bolj zapletene, spremenite zapis, ki ustreza vaši organizaciji. Na primer, za vnos več kopij lahko vnesete »2 kopiji papirja« ali »p-2«. Dokler vsi v vaši organizaciji razumejo zapis, uporabite katero koli metodo, ki deluje za vas.
Postopek ponovite za vsak stolpec, tako da označite papirne in elektronske kopije. S tem boste dokončali matrico distribucije dokumentov.
Če je mogoče, ustvarite hiperpovezave iz delovnega lista matrike distribucije dokumentov v podatkovno bazo podatkov o stikih. To vam omogoča, da kliknete ime v matriki, da odprete kontaktne podatke te osebe, tako da lahko preprosto pošljete elektronske ali papirne kopije. Če želite izvedeti, kako to narediti, preverite datoteko »Pomoč« v programu za preglednice.
Nasveti
-
Za zapisovanje, kje so shranjeni vaši dokumenti, lahko uporabite tudi matrike za distribucijo dokumentov. V tem primeru navedite dokumente v prvem stolpcu in mesta shranjevanja na vrhu, kot je »spletni strežnik«, »omarica za arhiviranje glavne pisarne 1«, »sprejemni računalnik« itd. V celico, kjer se ujemata vrstica naslova dokumenta in mesto shranjevanja, postavite »X«.
