Večina podjetij pripravi letni proračun, ki se običajno imenuje tudi letni načrt. Najvišje vodstvo, zlasti direktor, je odgovorno za odobritev končnega proračuna, ki nato postane vodnik za poslovanje družbe. Postopek odobritve lahko včasih traja dlje kot priprava proračuna, ker je treba določiti prednostne naloge glede izdatkov. Za sprejemanje teh odločitev je potrebna precejšnja razprava med upravljavsko ekipo.
Konsolidacija proračuna
V korporacijah, ki so dovolj velike, da imajo oddelke ali oddelke, so upravljavci teh funkcionalnih enot odgovorni za pripravo lastnih proračunov, ki jih predložijo finančnemu oddelku. Finančni uslužbenci konsolidirajo proračune oddelkov, da bi ustvarili proračun za celotno podjetje. Proračunski postopek se pogosto začne s tem, da najvišje vodstvo daje smernice za uporabo upravljavcev oddelkov, kot so predpostavke o tem, kaj bo gospodarsko okolje v naslednjem letu. Ali je proračun upravitelja odobren ali ne, je pogosto odvisno od tega, kako natančno sledi danim smernicam. Če vodstvo poskuša obdržati stroške, mora upravitelj, ki predlaga povečanje izdatkov za 20 odstotkov za svoj oddelek, najverjetneje revidirati svoj proračun.
Pregled s strani finančnega osebja
Finančni oddelek izvaja začetne preglede proračunov oddelkov. Analizirajo predlagane izdatke ali v primeru oddelkov, ki ustvarjajo prihodek, predpostavke, uporabljene za pripravo napovedi prihodkov. Iščejo pomembne razlike od lanskega proračuna. Njihov cilj je zagotoviti, da je vsak proračun razumen in dosegljiv. Prav tako želijo opredeliti morebitna zmanjšanja proračuna, če višje vodstvo odloči, da so skupni predlagani izdatki za podjetje previsoki.
Pregled vodstva
Najvišje vodstvo pregleda konsolidirani proračun in odloči, ali so napovedi prihodkov in dobička v skladu s cilji, ki so jih določili za naslednje leto. Če je predvideni dobiček nižji od pričakovanih, mora podjetje določiti načine za ustvarjanje dodatnih prihodkov ali zmanjšanje porabe, da bi izboljšalo donos na dobičku. Analiza, ki jo je zagotovil finančni oddelek, je izredno koristna pri prepoznavanju področij, ki jih morajo upravitelji oddelkov podrobneje pojasniti - ali stroški, ki se zdijo previsoki in jih je mogoče zmanjšati.
Pogovor z vodji divizij
Višje vodstvo se srečuje z vsakim direktorjem oddelka, včasih s sodelavcem finančnega osebja, da bi bolje razumelo proračunske zahteve, ki jih je upravitelj predložil. Vodja divizije mora biti pripravljen braniti svoje zahteve. Najvišje vodstvo mora pretehtati posledice velikih zmanjšanj proračuna. Na primer zmanjšanje izdatkov za trženje lahko negativno vpliva na prihodnje prihodke. Najvišje vodstvo ima težko nalogo, da zagotovi, da ima vsak oddelek vire, ki jih potrebuje za učinkovito delovanje, hkrati pa ohrani dovolj nizke stroške, da lahko podjetje ohrani donosnost.
Oblikovanje zahtevnih odločitev
Vodja oddelka morda ni zadovoljen s svojim končnim proračunom, če vidi, da je najvišje vodstvo bistveno zmanjšalo stroške. Upam pa, da je najvišje vodstvo sporočilo razloge za te težke odločitve. Ko se postopek odobritve proračuna zaključi, se mora vsak ravnatelj počutiti pošteno. V idealnem primeru meni, da ima dovolj sredstev za doseganje svojih oddelčnih ciljev in je zato pripravljen dati največ napora v naslednjem letu.
