Projektna listina je vaš prvi korak pri organizaciji odgovornosti večjega projekta. Vključuje identifikacijo vaše vizije, organizacijo projekta, načrt izvajanja in seznam tveganj in skrbi, kot je opisano v Metodi 123. com. Je tudi orodje za usmerjanje dejanj številnih ljudi; vendar ima to orodje prednosti in opazne slabosti.
Singularna vizija
Učinkovita projektna listina daje vaši ekipi dobro zastavljen cilj do dokončanja. Na voljo je za referenco vaši ekipi in odgovarja na mnoga njihova standardna vprašanja o vašem projektu in vaša pričakovanja glede pristopa. V vaši skupini služi kot referenca, ko niste na voljo in pomaga zmanjšati preusmeritev svojega časa k pokrivanju glavnih tem in točk vašega projekta.
Pričakovane težave
Le malo projektov se je začelo brez zapletov. Pri oblikovanju vaše listine ste prisiljeni pretehtati možna tveganja in skrbi, ki jih lahko pričakujete. Z oblikovanjem temeljito premišljene listine se lotite teh problemov in pripravite skrben načrt za reševanje teh vprašanj pred začetkom projekta. Vaša ekipa se sklicuje na te težave, skupaj s posebnimi rešitvami, kar zmanjšuje zamude pri projektih, ki temeljijo na običajnih ali načrtovanih zapletih.
Nepričakovane težave
Kot vodja projekta nikoli ne morete natančno napovedati vsakega možnega zapleta - in tudi običajni zapleti se ne uresničijo na način, ki ste ga predvideli. Pri obravnavanju nepredvidenih zapletov se lahko vaša ekipa zanaša na vaše navodilo, da bi našli rešitev, če je ne najdejo v vašem charterju. To poveča njihovo odvisnost od vas in zahteva več osebne pozornosti do reševanja problemov na račun drugih odgovornosti. Ko se zapleti pojavijo na nenavaden način, vaša napovedana rešitev morda ne bo primerna za reševanje problema, kar predstavlja zamudo v vašem projektu, medtem ko vaša ekipa poskuša vašo izvirno rešitev.
Prezrte vizije
Projektne skupine delajo pod novimi projektnimi vizijami vsakič, ko dokončajo projekt in preidejo na novo. Klasične vizije, ki vključujejo motivacijske poskuse, napisane v nejasnih oblikah, so izkušeni člani ekipe neznani. Izjave, kot je »skupaj lahko uspemo« ali »ne obstajajo« v moji ekipi, se lahko zdijo zanimive med gradnjo čarterskih, vendar so v bistvu prazne in vaši skupini ne povejo ničesar o vaših pričakovanjih ali ciljih projekta. Še huje, žalijo izkušene zaposlene, ki so že sami motivirani in pripravljeni na začetek vašega novega projekta.
