Sistem upravljanja človeških virov ima lahko obliko sistema za upravljanje informacij. Organizacija uporablja HRMS za upravljanje informacij o svoji delovni sili. Te informacije pomagajo upravljavcem in strokovnjakom za kadrovske zadeve pri odločanju glede zaposlenih. Brez ustreznih informacij, ki so na voljo nosilcem odločanja, ima HRMS le malo aplikacij, ki presegajo evidenco in poročanje.
Nepooblaščen dostop
Ko organizacija zbira osebne podatke o svojih zaposlenih v HRMS, se lahko pojavijo določena varnostna tveganja. Organizacija porabi sredstva za ohranjanje zasebnih informacij zaposlenih pred notranjimi in zunanjimi grožnjami. Ena od pomanjkljivosti elektronskega HRMS je, da mora organizacija zbrati informacije o tem, kdo dostopa do zasebnih podatkov zaposlenih. Ti podatki zahtevajo nadaljnje ukrepanje z revizijskim postopkom, ki lahko povzroči discipliniranje ali pregon delavca, ki brez dovoljenja ali uradnega namena dostopa do podatkov zaposlenega.
Specializirano znanje
Potreba po nadzoru podatkov je še ena možna pomanjkljivost HRMS. Ta nadzor podatkov presega nepooblaščen dostop do zasebnih podatkov zaposlenih. Organizacija, ki uporablja HRMS, kot je PeopleSoft, mora uporabiti lasten nabor tehničnega osebja za programiranje, odpravljanje težav, posodobitev in podporo sistema. Čeprav lahko HRMS organizaciji pomaga zmanjšati stroške osebja za kadrovske zadeve, lahko poveča zahteve za tehnično osebje z znanjem, specifičnim za rešitev HRMS.
Napake pri vnosu podatkov
HRMS je prav tako dober kot njegovi človeški programerji in končni uporabniki. Ljudje z dostopom na visoki ravni, kot so ljudje, ki posodabljajo glavno datoteko HR, lahko namerno ali napačno vnesejo napačne informacije. Če so podatki nepravilno posodobljeni, spremenjeni ali izgubljeni, se lahko organizacija sooča z vladnimi denarnimi kaznimi in drugimi stroški, povezanimi s poškodbo glavne datoteke HR. Izberite sistem z veliko notranjimi kontrolami, tako da en zaposleni ne more spreminjati glavne datoteke vašega podjetja.
