Samopostrežni kadrovski sistemi omogočajo zaposlenim, da posodabljajo informacije, pregledujejo plačilne izkaze, ponujajo razpoložljiva delovna mesta in berejo politiko podjetja. Sistemi zmanjšujejo delovno obremenitev kadrovskih virov in lahko zmanjšajo upravne stroške v organizacijah. Samopostrežni sistemi za človeške vire podjetju nudijo prednosti, vendar mora uprava upoštevati pomanjkljivosti pred uvedbo sistema.
Usposabljanje
Organizacija mora uporabiti čas in sredstva za usposabljanje zaposlenih za uporabo novega sistema človeških virov. Nekaterim zaposlenim je morda neprijetno, da uporabljajo računalniški sistem za posodobitev svojih zapisov v sistemu človeških virov. V organizaciji z velikim številom zaposlenih, usposabljanje lahko zahteva več sej, da se zagotovi, da vsi zaposleni vedo, kako uporabljati sistem. Zaposleni na področju človeških virov in informacijske tehnologije bodo zahtevali tudi usposabljanje na novem sistemu, da bodo zaposlenim pomagali odpraviti težave s sistemom.
Človeška napaka
Samopostrežni sistem odpira možnost napak, ki jih zaposleni vnesejo v kadrovske spise. Medtem ko so napake tudi možnost, ko zaposleni v kadrovskih podatkih vnesejo osebne podatke v datoteke, je lahko problem večji pri zaposlenih, ki sistema ne poznajo. Napake lahko ostanejo neopažene brez nadzora nad človeškimi viri.
Dostop
Vsi zaposleni v organizaciji ne morejo imeti dostopa do računalnikov za vnašanje ali pregledovanje informacij. Stroški izvajanja sistema se povečajo, če podjetje v stavbi vzpostavi računalniške sisteme za dostop zaposlenih do informacij o človeških virih. Računalniške postaje, postavljene v podjetju, povečujejo tudi delovno obremenitev za zaposlene v informacijski tehnologiji.
Interakcija iz oči v oči
Računalniško podprt samopostrežni kadrovski sistem zmanjšuje osebno interakcijo med delavci in zaposlenimi. Nekateri zaposleni lahko potrebujejo pomoč pri razumevanju zavarovalnih in pokojninskih obrazcev, ki niso na voljo v samopostrežnem sistemu.
Spletna informacijska varnost
Podjetja, ki uporabljajo samopostrežni sistem, ki omogoča dostop do zaposlenih prek interneta, morajo sprejeti ukrepe za ohranitev zasebnosti osebnih podatkov delavca. Sistem, ki uporablja intranet podjetja, je varnejša možnost za informacije o zaposlenih, vendar ga je treba še vedno varovati, da se zaščiti zasebnost informacij o zaposlenih.
