Ko upravljate delovno skupino, je pomembno, da vnaprej določite vloge vsakega člana. Če tega ne storite, postanejo člani vaše ekipe zmedeni in niso prepričani, kako naj nadaljujejo s projektom. Lahko se zgodi borba za moč, saj člani niso prepričani, kdo je končno odgovoren za odločanje o določenih nalogah. Določanje vlog pomaga tudi pri učinkovitem upravljanju časa in proračuna projekta. Kot vodja ekipe ali vodja lahko ustvarjate bolj produktivno delovno mesto, tako da logično dodelite ustrezne vloge.
Analizirajte prednosti, ozadje in talente vsakega člana vaše delovne skupine. Morate razumeti sposobnosti in znanje vsakega člana, preden sprejmete končno odločitev o vlogah, ki jih bodo igrali za uspešno dokončanje projekta. Pogovorite se s posameznimi člani vaše delovne skupine na predhodnem sestanku ali individualno, da po potrebi razpravljate o svojih različnih spretnostih.
Navedite vse svoje cilje za delovni projekt - tako kratkoročno kot dolgoročno. Bodite specifični in vključite rok za doseganje vsakega cilja.
Ujemajte člane vaše ekipe z vsakim ciljem, ki ste ga navedli kot "odgovorno stranko", na podlagi vaših zaključkov o talentih in moči vsake osebe. Na primer, če veste, da ima en član ekipe izkušnje z oblikovanjem oglasov, ga postavite v pristojnost za ustvarjanje in pošiljanje oglasov za projekt. Ustvarite naslov za vsako vlogo - na primer "vodilo projekta oglaševanja". Za vsak projektni cilj boste morda morali dodeliti več kot eno osebo.
Nastavite začetni projektni sestanek, ki bo delovni skupini dodelil vloge. Izročite natisnjeno kopijo svojih ciljev, ki vključuje imena vsake odgovorne stranke. Podrobno razložite vlogo vsake osebe, da bo vsakdo vedel, komu bo poročal, če ima vprašanja glede elementa delovnega projekta. Spodbudite člane, naj postavijo vprašanja za pojasnitev, preden nadaljujejo s projektom.
