Pri prejšnjih pogovorih z dobro usposobljenim zaposlenim - tistim, ki ve, kaj se pričakuje in nima ovir, ki bi mu preprečevali opravljanje delovnih obveznosti - ni prišlo do želenega delovnega vedenja ali uspešnosti, je naslednja logična stopnja verbalno opozorilo. Govorno opozorilo je oblika disciplinskega ukrepa, ki se izda tako, da zaposlenemu na glas izgovorite vaša pričakovanja in ga opozorite, da boste sprejeli nadaljnje disciplinske ukrepe, če se njegova uspešnost ne izboljša.
Sodelujte z nekom v oddelku za kadrovske zadeve v svoji pisarni ali se pogovorite s svojim neposrednim nadzornikom, da boste izvedeli ustrezen postopek za izdajo ustnega opozorila. Na primer, čeprav boste govorili z zaposlenim, boste morali še vedno pisno dokumentirati opozorilo, da bo zapis zapisan.
Preglejte morebitne opombe v preteklosti glede pogovorov z zaposlenim v zvezi z istimi vprašanji, zaradi katerih ste se odločili, da boste sprejeli ustno opozorilo. Zberite dejstva o situaciji, preden se soočite z delavcem, tako da bo vaš namen in opozorilo jasno. Poznavanje dejstev vam tudi pomaga, da se držite svojega položaja, če se zaposleni skuša z vami prepirati o preteklih dogodkih. Zapomnite si vse, kar ste prej predlagali, da bi moral zaposleni izboljšati svoje vedenje ali delovno uspešnost. Načrtujte razpravo o tem, zakaj strategije niso delovale in zakaj so privedle do ustnega opozorila.
Vprašajte drugega nadzornika, naj sedi, ko boste podali ustno opozorilo. Zaposleni vas mora spremljati na zasebno območje ali pisarno, kjer drugi nadzornik že čaka. Naj zaposleni ve, da je navzočnost drugega nadzornika priča pogovoru. Pojasnite težave s svojim delovnim vedenjem ali uspešnostjo na vljuden in profesionalen način. Povej mu, kako lahko popravi težavo. Vprašajte ga, če razume vprašanje in ga prosi, da bi odpravil težavo.
Obvestite ga, da mu boste izdali ustno opozorilo, ki postaja del njegovega stalnega delovnega zapisa. Povejte mu, če ne sprejme priporočenih korakov, da bi odpravil težavo, lahko povzroči nadaljnje disciplinske ukrepe, vključno z izgubo svojega dela. Prosite ga, naj preveri, da razume, da je njegovo delo ogroženo.
Začnite pogovor na pozitivni opombi, oddajte negativne novice in končajte na pozitivni opombi. Na primer, na koncu pogovora mu povejte, da ste prepričani, da lahko izvede potrebne spremembe za izboljšanje njegovega delovnega vedenja ali uspešnosti. Bodite trdni, vendar vljudni ves čas.
Podatke o besednem opozorilu dokumentirajte v pisni obliki za evidenco zaposlenega. Podpis in datum dokumenta. Prosite nadzornika nadzornika, naj podpiše in napiše datum. Ta korak se zaključi po tem, ko zaposleni zapusti pisarno, saj ni potrebno, da zaposleni podpiše ustno opozorilo, saj nadzorni nadzornik preverja ustno opozorilo s pričevanjem in podpisom. Če imate zaposlenega znak, lahko kasneje reče, da nikoli ni prejel ustnega opozorila, ki bi lahko povzročilo pravne težave.
Nasveti
-
Tudi med priložnostnimi pogovori z delavcem o težavah z delovno uspešnostjo si vedno zapomnite, da se nanašajo na kasnejše.
Preverite, ali zaposleni razume, da izdajate besedno opozorilo in njegove posledice. Uporabite besede "verbalno opozorilo" in zagotovite, da ve, da je njegovo delo ogroženo, če ne sprejme ustreznih ukrepov za odpravo težave.
Opozorilo
Poslušajte razlago zaposlenega, ko izdate ustno opozorilo. Morda se boste zavedali, da obstaja problem, ki ga je treba rešiti za pomoč zaposlenemu. Naredite vse, kar lahko - v razumnih mejah - pomagajte zaposlenemu izboljšati svojo uspešnost.
