Poročila o incidentih so poročila, ki običajno za zavarovalne namene dokumentirajo nenavaden dogodek v podjetju. Nenavaden dogodek je lahko vse, kar se ne pričakuje v delovnem dnevu. Pomembno je, da so poročila o incidentih zapisana čim prej po incidentu in vsebujejo čim več informacij, da bodo lahko koristna. Pisanje poročila je relativno preprosto, vendar potrebuje nekaj skrbi in pozornosti.
Napišite povzetek dogodka, da vas opomni, v kakšnem vrstnem redu so se stvari zgodile. Upoštevajte pomembne podrobnosti, kot so približni čas, ko se je incident začel in končal, in vse učinke, ki jih je imel incident.
Navedite, kaj se je zgodilo v časovnem zaporedju. Začnite pred incidentom, če je to ustrezno, in razložite, kolikor je mogoče, podrobnosti o tem, kaj se je zgodilo in kako. Zagotovite, da je celoten dogodek zapisan v zaporedju, ali pa bo postal zmeden.
Upoštevajte vse druge podrobnosti v zvezi z incidentom. Ali ste bili priča incidentu ali so vam ga sporočili? Če da, kdo? Kaj si naredil, ko si izvedel? Te informacije bodo morda pomembne v prihodnosti.
Navedite ljudi, ki so bili neposredno vpleteni v incident, in ljudi, ki so bili priča. Dodajte kontaktne podatke za te ljudi ali njihove oddelke in upoštevajte, če so se udeležili zunanjih služb, kot je policija.
Preberite poročilo in preverite neskladnosti ali manjkajoče informacije. Poskrbite, da bo vaš jezik preprost in razumljiv, in niste uporabili slenga ali jezika strokovnega znanja.
Poročilo pošljite ali predložite čim prej.
Nasveti
-
Zagotovite, da se ne razkrijejo nobeni zaupni podatki.
