Pritožbe strank, odpoklic izdelkov, dobiček blaga. Čeprav vaši zaposleni trdo delajo in postavljajo dodatne ure, je vaše podjetje še vedno zaskrbljeno zaradi nezadovoljnih strank, ki vas stanejo v nadomestilih in izgubljenih poslih. Nekaj je narobe, vendar niste prepričani, kaj je in kako popraviti. Medtem ko je odgovor morda zastarela oprema, podstandardni materiali ali napačni procesi, je morda krivec pomanjkanje usposabljanja, tudi za izkušene zaposlene. Ocena potreb po usposabljanju je prvi korak pri določanju razkoraka med standardi uspešnosti in stopnjo usposobljenosti / uspešnosti zaposlenega.
Ustvarite projektno skupino, da ugotovite, ali vrzel v uspešnosti pokriva organizacijo, kot je visok promet; vključuje zastarele procese ali spreminjanje tehnologije; ali je rezultat slabega dela zaposlenih. Usposabljanje zaposlenih v zastarelem sistemu inventarja ne bo izboljšalo učinkovitosti, pospešilo izpolnjevanja naročil ali odpravilo napak pri pošiljanju. Povratne reakcije, ki krivijo zaposlene za napačen proces, lahko povzročijo izgubljen čas usposabljanja in dolarje, ki ne prinašajo rezultatov.
Zbiranje podatkov. Pritožbe strank, ankete o zadovoljstvu in ankete med zaposlenimi ustvarjajo veliko podatkov in razkrivajo, kaj zaposleni vedo o svoji službi in kako opraviti naloge. Nadaljnje raziskave s ciljnimi skupinami o ključnih temah, ki izhajajo iz raziskav. Spremljajte zavrnitve, vračila in vračila ter predelajte v določenem časovnem obdobju v času največje proizvodne ali servisne dobe. Vzemite odložišče in opazujte uspešnost zaposlenih v realnem času glede na pisna navodila za delo in standarde uspešnosti / kakovosti. Upoštevajte, kateri procesi prispevajo k vrzeli v uspešnosti.
Ustvarite diagram poteka zadevnega procesa. Na primer, če dobivate veliko pritožb glede odzivnega časa vašega klicnega centra ali ste zbrali vrnjene izdelke, zberite skupino MSP - strokovnjakov s področja - in zapišite korake za sprejemanje klicev od začetka do konca. Če želimo, da ljudje, ki opravljajo delo, sodelujejo v ekipi, spodbujamo buy-in za prihodnje usposabljanje. Če imate več zamenjav ali oddelkov, ki so zainteresirane strani v procesu, ponovite postopek pretvarjanja v obliki toka z vsakim od njiju.
Primerjajte diagrame poteka. Opredelite različice, podvojene napore in manjkajoče ali nepotrebne korake. Sam proces lahko zahteva prenovo. Vsakič, ko se korak v diagramu poteka razlikuje od pisnega navodila za delo ali SOP, označite. Različice lahko nakazujejo, da so ekipe za zamenjavo zmedene ali napačno obveščene o postopku in načinu izvajanja nalog. Če je postopek veljaven, vendar so rezultati podstandardni, je potrebno usposabljanje.
Obdelati in analizirati vse podatke, zbrane v tej fazi. Poiščite skupne teme ali razlike. Uporabite podatke za identifikacijo temeljnega vzroka za vrzel v uspešnosti. Morda obstaja več dejavnikov, ki prispevajo k temu. Ta vaja bo pomagala osredotočiti vsebino usposabljanja in metodologijo na maksimalne rezultate.
Odločite se, ali lahko usposabljanje izboljša stanje in zapre vrzel v uspešnosti. Če je proces pretrgan, je moralnost nizka ali zaposleni nimajo ravni usposobljenosti za izboljšan proces, zato jih bo le prekvalifikacija zaposlenih naredila bolj usposobljenega za napačno delo. Če ste odkrili napačen postopek, pri katerem sodelujejo vaša MSP, spremenite postopek. Preizkusite spremenjeni postopek, dokler ne dobite rezultatov, ki ustrezajo želenim rezultatom. Zdaj ste pripravljeni, da se osredotočite na usposabljanje.
Razviti načrt za usposabljanje vseh zaposlenih, na katere vpliva revidirani postopek ali postopek. To vključuje tudi menedžerje. Dejanska vsebina usposabljanja se lahko razlikuje glede na oddelek, raven ali službo. Usposabljanje je mogoče opraviti interno, prek spleta, prek tretjega izvajalca, prodajalca ali dobavitelja opreme ali materialov ali prek javnega seminarja izven kraja. Stroški in lokacija, čas oddaljenosti od delovnega mesta in število prizadetih delavcev bodo pomagali določiti vašo pot.
Izvajati usposabljanje. Po vsaki seji zbirajte povratne informacije udeležencev usposabljanja in naredite popravke ali spremembe, ki vplivajo na kakovost usposabljanja in učne učinkovitosti. Povratne informacije bodo zaprle zanko in potrdile zaključek in akcijski načrt ocene ali razkrile nove vrzeli, ki jih je treba oceniti.
Nasveti
-
Da bi prihranili čas, denar in produktivnost, lahko zaposleni opravijo ankete in del usposabljanja ter na spletu posredujejo povratne informacije.
Dokumentirajte gradivo za udeležence in inštruktorje. Naredite to usposabljanje kot del novega načrta usposabljanja zaposlenih.
Opozorilo
Vsako prizadevanje za izboljšanje organizacijske učinkovitosti in uspešnosti je obsojeno na neuspeh brez vodstva z vrha. Vaš CEO in izvršna ekipa morajo biti vključeni v proces od samega začetka in podpreti rezultate.
