V času delovnega dne zaposleni sledijo več procesom, da dosežejo svoje cilje. Ti cilji se razlikujejo glede na položaj in vključujejo naloge, kot so beleženje vnosov v dnevnik, odzivanje na poizvedbe strank ali odpravljanje težav z računalnikom. Vsak oddelek deluje za različne cilje in uporablja različne procese za doseganje teh ciljev. Nekaterim podjetjem primanjkuje časa za natančno podrobno opisovanje poslovnih procesov, ki jih uporabljajo. Vendar pa pisanje poslovnih procesov podjetju ponuja številne koristi. Ko podjetje dokumentira svoje poslovne procese, ustvari podrobne korake, s katerimi lahko vodi trenutne zaposlene in usposablja nove zaposlene.
Izpišite cilj poslovnega procesa. V tej izjavi je naveden razlog in pomembnost spremljanja opisanega postopka. Ko razvijate svoj cilj, razmislite, zakaj morajo zaposleni slediti procesu in vprašati vodstvo, kakšen bi moral biti rezultat spremljanja procesa; vaš cilj mora posredovati ta razumevanja.
Določite vsak korak, ki se pojavi med postopkom, in vsak korak napišite kot en stavek.
Preglejte vsak korak, da ugotovite, ali dodaja zaključku procesa ali uporablja sredstva brez dodane vrednosti. Odstranite tiste korake, ki ne prispevajo k cilju.
Ugotovite in navedite naloge, ki so potrebne za dokončanje vsakega koraka. Vključite informacije o vseh virih, ki so potrebni za dokončanje koraka in kako pridobiti te vire. Vsako podrobnost zapišite v vrstnem redu, v katerem naj se izvede.
Nariši diagram poteka. Nekateri zaposleni se več naučijo, ko vidijo vizualni diagram procesa kot korake branja. V diagramu poteka vključite vsak korak in podrobnosti, zapisane v procesu.
Preglejte celoten postopek in ugotovite, kateri koraki so bili neuspešni. Po izdelavi predhodnega poslovnega procesa preberite dokument od začetka. Vajajte vsak korak tako vizualno kot fizično, da zagotovite vključitev vseh potrebnih korakov. Ko zaključite, da je poslovni proces končan, natisnite končno kopijo dokumenta.
Nasveti
-
Predpostavimo, da zaposleni, ki bere poslovni proces, nima predhodnega znanja o podjetju ali njegovih virih in vključuje izkušene delavce, ki se zdijo očitni, saj ti neustrezni delavci morda niso očitni.
Ustvarite dokument poslovnega procesa s programsko opremo za obdelavo besedil. To vam omogoča preproste spremembe med razvojem poslovnega procesa.
