Obdelava plač je podrobna naloga, ki zahteva trdne matematične spretnosti in spretnosti reševanja problemov. Delodajalec ali osebje na izplačanih plačah mora zagotoviti, da so plače vseh zaposlenih točne in pravočasne. V mnogih primerih morajo komunicirati z vodji in nadzorniki, da zagotovijo, da vsi v podjetju razumejo postopke obdelave plač. Za učinkovito opravljanje svojih nalog mora osebje na izplačane plače oblikovati poenostavljen sistem plačil, ki vključuje dokumentacijo kritičnih podatkov o plačah.
Dokumentiranje postopkov plačil
Dokumentirajte uro in postopke časovne kartice. Mnoga podjetja, ki imajo zaposlene na uro, zahtevajo, da časovno uro; drugi zahtevajo, da izpolnijo časovno kartico. Zaposleni, ki prejemajo plačilo na uro, temeljijo na urah, prikazanih na časovnih karticah; zato je treba vse časovne ali časovne spremembe, ki se izvajajo, pisno sporočiti vsem zaposlenim. Lahko pošljete dopis upravljavcem / nadzornikom ali pa jim pošljete tiskano različico sprememb. Upravljavci / nadzorniki so odgovorni za posredovanje vseh potrebnih sprememb svojim zaposlenim.
Natisnite letni koledar plač. Pred koncem vsakega leta natančno preverite datume prihajajočega leta, da ugotovite, kateri datumi bodo obdelani plačilni listi. Bodite pozorni na praznike, praznike in druge praznike podjetja. Uporabite različne barve, da označite datume pošiljanja za časovno kartico in spremembe plačnih listov ter dejanske datume plačila. Strokovno podjetje za tiskanje vam lahko pomaga pri tiskanju teh koledarjev. Porazdeli koledar izplačil na vse upravljavce / nadzornike.
Obdržite standardno knjižico za obdelavo plač za oddelek za plače. Knjižica mora vključevati vse korake obdelave plač. Na primer, če ima vaše podjetje dvotedenski urnik plačila, ga oblikujte tako, da natančno navede, kako poteka obdelava dvotedenskega plačilnega lista od začetka plačnega obdobja do konca. Ta korak je še posebej učinkovit pri usposabljanju novega osebja na izplačanih plačah.
V knjižico za obdelavo izplačanih plačil vključite postopek poročanja in preverjanja. Po tiskanju plačil ali če je prišlo do prenosa datoteke neposrednega depozita v banko, proces plačilne liste še ni zaključen. Dokumentirajte te korake, kot so tiskanje in vnašanje plačilnih evidenc in davčnih poročil, ter imena posameznikov, ki jim boste predali plače / škrbine. Ko se informacije spreminjajo s časom, posodobite knjižico in zagotovite, da imajo vsi v oddelku za izplačane plače kopijo.
Zagotovite, da bo vsak član osebja na plačilnem seznamu razumel njihovo vlogo. Dokumentirajte in dajte jim kopijo njihovih posebnih delovnih dolžnosti, da se zagotovi, da se med obdelavo plačilne liste zavedajo svojih odgovornosti.
