Da bi izkoristili predpise o notranji davčni službi v zvezi s štipendijami, mora organizacija zaprositi za vnaprejšnjo odobritev, preden dodeli denarna sredstva. Vzpostavitev štipendij v skladu s pravili IRS vključuje vzpostavitev skladnih postopkov za izbor štipendij, zagotavljanje vseh zahtevanih informacij in arhiviranje zvezne davčne agencije.
Definicije IRS
Navodila in predpisi v uradnih publikacijah IRS, ki zagotavljajo smernice o pravilnem oblikovanju štipendij, se večkrat nanašajo na donacije. Opredelitev IRS za "dotacijo" vključuje štipendije. V navodilih agencije podjetjem, organizacijam in posameznikom, da zaprosijo za predhodno odobritev nepovratnih sredstev, to pomeni tudi štipendije in pripravništva, med drugimi izdatki.
Potreba po predhodni odobritvi
Če se posamezniku dodeli dotacija za financiranje izobraževanja ali potovanja pred pridobitvijo odobritve IRS za postopke dodeljevanja donacij, se denarna sredstva za dajatve obravnavajo kot obdavčljivi izdatki v skladu s predpisi IRS.
Pridobitev odobritve
Štipendije morajo biti dodeljene na nediskriminatorni osnovi štipendistom, objektivni postopki, ki se uporabljajo v postopku, pa morajo biti potrjeni za pridobitev odobritve IRS. IRS tudi zahteva, da organizacija izbere štipendiste, ki bodo najverjetneje uspeli na financirani dejavnosti in nadzorovati prejemnike štipendij, da bi ugotovili, ali so bile obveznosti izpolnjene. IRS določa, da ne obstaja prototip za metodologijo, ki jo organizacija izbere, da bi izpolnila te smernice: Vsaka organizacija lahko razvije svoje lastne postopke pri ustanavljanju in dodeljevanju štipendijskih sredstev, dokler so končni rezultati v skladu z zveznimi predpisi.
Programi podjetij
Programi štipendiranja, ki jih podjetja oblikujejo za podeljevanje nagrad zaposlenim ali sorodnikom zaposlenih, se obravnavajo nekoliko drugače v skladu s pravili IRS. Za vzpostavitev takšnega programa štipendiranja mora podjetje zahtevati tudi predhodno odobritev. Poleg izpolnjevanja zahtev IRS, ki veljajo za vse programe donacij, mora podjetje upoštevati dodatne predpise. Ti vključujejo upoštevanje načel o dodelitvi nagrad za napredovanje izobraževanja prejemnikom in ne kot dodatno nadomestilo za izbrane zaposlene. Neodvisni odbor mora izbrati prejemnike, štipendije pa se ne morejo uporabiti kot del prejemkov zaposlenih.
Vložitev dokumentacije
Organizacije, ki zahtevajo predhodno odobritev za oprostitev davka, lahko predložijo obrazec IRS 8940 - Zahteva za razločevanje. Ko organizacija pridobi IRS predhodno odobritev sistema nagrad, potem je subjekt svoboden, da uporabi enake standarde in postopke za dodatne programe nepovratnih sredstev brez predhodne odobritve IRS.
