Ker ima toliko političnih izjav, kot jih ima organizacija, te izjave pojasnjujejo namen, opisujejo sredstva, s katerimi podjetje upravlja politiko, in opredeljujejo podrobnosti. Izjave o politiki služijo zaščiti organizacije pred nesporazumi, ki lahko vodijo do nepooblaščenega vedenja ali tožb. Vsaka izjava o politiki mora vsebovati njen namen, terminološke definicije, samo izjavo in korake za njeno izvajanje.
Namen politike
Prvi del izjave o politiki navaja njegov namen. Ena organizacija ima lahko veliko političnih izjav. Na primer, v človeških virih lahko ena izjava o politiki zajema odnos podjetja do primerne obleke, ker želi podjetje določenemu videzu posredovati svojim strankam. Druga izjava o politiki HR bi lahko podrobno opisala potovalno politiko podjetja. Lahko vsebuje tisto, kar podjetje plačuje in kaj ne. V istem podjetju lahko izjava o politiki tržnega oddelka opiše politiko podjetja o naročanju grafike in fotografije.
Opredeljena terminologija
Drugi del izjave o politiki vsebuje opredelitve ključnih besed ali razlag terminologije v politiki. Po tem lahko politika vključuje seznam ljudi, na katere se nanaša politika, osebo v podjetju, ki je odgovorna za spremljanje spoštovanja politike in kako in na koga se lahko pritožijo v primeru nesoglasij. Z notranjimi politikami podjetja pogosto najdete postopke ali korake za upravljanje pravilnika po tretjem delu pravilnika.
Izjava o politiki
Tretji del izjave o politiki opisuje celotno politiko, kako jo družba uporablja, kdo ali kaj je izvzet iz določb izjave o politiki, kako je treba odpraviti nesporazume in kršitve ter kako dolgo je politika še vedno v učinka. Z uporabo političnih izjav v priročniku za zaposlene se lahko na primer podjetje izogne zmedi med zaposlenimi, tako da jasno pojasni, kaj se pričakuje od zaposlenih v določenih situacijah.
Funkcije politike
Izjave o politiki delujejo tudi kot nadzorniki. Če želi oseba narisati svojo pisarno oranžno, na primer, izjava o politiki, ki določa barve logotipa podjetja kot standardne pisarniške barve, omogoča njegovemu nadzorniku, da se izogne neprijetnemu soočenju s preprosto predajo kopije izjave o politiki, ki to določa. Jasne politične izjave lahko zmanjšajo tveganje konfliktov in odpravijo možnost nepoštene selektivne uporabe pravil.
Postopki politike
Poleg priročnikov za zaposlene v podjetju imajo lahko posamezni oddelki svoje politične izjave, ki odražajo spoštovanje pravil ali pravnih zahtev. V računovodskih oddelkih podjetij, ki prodajajo zaloge, mora računovodstvo ravnati v skladu s splošno sprejetimi računovodskimi načeli, ki jih določi vlada pri pripravi računovodskih izkazov za javno presojo. Eden od načinov za zagotovitev, da računovodsko osebje upošteva ta pravila in zakone, je niz izjav politike, ki opisujejo način, na katerega služba spoštuje ta pravila.
