Komunikacija v pisarni je lahko predvsem posledica elektronske pošte in neposrednega sporočanja, vendar skoraj vsaka pisarna še vedno prejema in obdeluje ogromno dokumentacije. Dejansko, po podatkih ameriške agencije za varstvo okolja, povprečni pisarniški delavec vsako leto obravnava približno 10.000 listov papirja ali povprečno približno dva funta papirja in kartona vsak dan. Boljši postopki za upravljanje poštne pošte lahko veliko prispevajo k zagotavljanju nemotenega pretoka notranje in zunanje komunikacije.
Določite ustrezno osebje
Tudi majhna podjetja lahko izkoristijo prednosti določitve ene osebe, ki bo obravnavala vso dohodno in odhodno pošto, da bi zagotovila, da se na poti do cilja nič ne izgubi ali napačno usmeri. Večja kot je organizacija, več osebja bi bilo treba dodeliti za sprejemanje, razvrščanje, razdeljevanje in zbiranje vseh poštnih pošiljk in paketov podjetja. Ker je elektronska pošta bolj priljubljena izbira za komunikacijo in distribucijo uradnih dokumentov, je lahko ravnanje s poštno pošto samo del opisa delovnega mesta zaposlenega, odvisno od količine pošte, ki gre skozi običajne komunikacijske kanale. Za komercialne dostave (npr. UPS, FedEx, DHL) je recepcionar na splošno najboljša oseba za sprejemanje in podpisovanje dohodnih paketov zaradi svoje odlične lokacije. Ponavadi ni dobra ideja, da se vse druge naloge upravljanja pošte pošljejo receptorki, ker bi ta odgovornost pogosto zahtevala, da pusti mizo brez nadzora dlje časa.
Ustvarite grafikone pretoka pošte
Vodje in zaposleni, ki so odgovorni za distribucijo pošte, morajo sodelovati pri razvoju smernic - z uporabo diagramov poteka, kontrolnih seznamov ali katerekoli oblike, ki jo vaše podjetje najbolj ustreza - da bodo sledili vsi zaposleni, zlasti osebje, ki bo nadzoroval distribucijo in zbiranje pošte. Upoštevati je treba vsak korak zbiranja pošte: zbiranje pošte v osrednjem zbirnem centru (okence P.O., poštni prevoznik, poslovna pošta, osebje za dostavo paketov ali običajni poštni predal); primerjanje na določeni lokaciji v uradu, ki je namenjen izključno za razvrščanje pošte; razdeljevanje na oddelčne ali posamezne nabiralnike ali ročno dostavo v vsako pisarno; zbiranje odhodne pošte in zagotavljanje, da je vsa odhodna pošta ustrezno naslovljena in žigosana; ter ohranjanje čistosti in skladiščenja prostora za zbiranje / razvrščanje pošte.
Zagotovite potrebne dobave
Prepričajte se, da ima postaja za zbiranje / razdeljevanje pošte vse zaloge, ki jih mora zaposleni opraviti. Če je vaše podjetje dovolj veliko, da je distribucija pošte učinkovitejša z osrednjo lokacijo, postavite trden organizator pošte ali razvrščalnika pošte z veliko luknjicami za vsak oddelek ali član osebja in jasno označite vsakega. Oddelki bodo zahtevali večje luknje kot posamezniki, zato jim dajte dovolj prostora.Hranite dobro založeno omarico ali mizo z zvitki za trak in razdelilniki trakov; pakirni material; ovojnice; vrne nalepke različnih velikosti, ki so že natisnjene z naslovom vašega podjetja; poštne etikete različnih velikosti, ki so že natisnjene z nekaterimi najpogostejšimi poštnimi cilji vašega podjetja; časovni in datumski žigi; paketna lestvica; peresa; označevalci; skladiščni zaboji; in majhen ročni tovornjak ali dolly. Ne pozabite vključiti industrijskih velikih drobilnikov in recikliranje zabojnikov. Če vaše podjetje gre preko več pošte kot ena oseba lahko shred ali recikliranje, razmislite o sklenitvi pogodbe z zunanjo dokumentacijo za upravljanje / recikliranje družbe za ravnanje delo za vas.
Spremljajte vse dohodne in odhodne pošte
Ustvarite sistem za upravljanje elektronske pošte, ki bo spremljal vse dohodne in odhodne pošte. Če je vaše podjetje samo vi in pomočnik, lahko ta korak preskočite, če pa nadzirate velik oddelek ali podjetje z več desetimi zaposlenimi, ustvarite sistem, ki bo spremljal datume, po katerih pride pošta, in, če je potrebno, za komu. To je še posebej pomembno, da ustvarite te sisteme, če vaše podjetje prejme veliko občutljivih pravnih dokumentov in paketov. Predmeti se izgubijo v majhnih pisarnah pogosteje, kot bi si mislili; tem neprijetnim situacijam se je najbolje izogniti z ustvarjanjem osnovne preglednice Excel, na primer, ki prikazuje, kdaj je paket prispel in kdaj ga je zahteval njegov prejemnik ali zastopnik.
