Z nenehnim napredovanjem tehnologije je eden najnovejših trendov 21. stoletja tako imenovani brezpapirni urad. Pisarna brez papirja dejansko ni povsem brezpapirna, ampak uporablja najmanj papir in pretvarja čim več dokumentacije v digitalno obliko. Pisarna brez papirja ima tako prednosti kot slabosti, ki jih mora upoštevati organizacija, ki razmišlja o prehodu iz običajnega vodenja evidenc.
Bolj kompakten in učinkovit
Digitalne datoteke zahtevajo veliko manj fizičnega prostora kot papirne datoteke in jih je veliko lažje organizirati. Poleg tega so arhivirane digitalne datoteke veliko lažje dostopne kot arhivirane papirne datoteke. Digitalne datoteke je mogoče takoj razdeliti med številne uporabnike in dostopati z oddaljenih lokacij, kar povečuje učinkovitost dela.
Envionmentally Conscious
Manj papirnatih datotek pomeni manj papirja, ki se uporablja za podvojene kopije in za splošno vodenje evidenc. Ta faktor omogoča, da je pisarniški prostor v večini primerov okolju prijaznejši. Za spletne revije in druge publikacije je objavljanje v digitalni obliki izločanje črnil, ki vsebujejo težke kovine, topila in druge snovi, ki so škodljive za okolje.
Skrbi glede programske in strojne opreme
Pisarna brez papirja je enako učinkovita kot programska in strojna oprema, ki se uporablja za shranjevanje zapisov, kar delavcem omogoča. Programske napake in okvare opreme lahko povzročijo velike motnje v delovanju pisarne brez papirja. Vzdrževanje programske in strojne opreme pisarne brez papirja je prav tako zaskrbljujoče; osebje informacijske tehnologije (IT) ali svetovalci so pogosto potrebni, kot tudi tehniki, ki redno servisirajo strojno opremo.
Napake pri vnosu podatkov in krivulje učenja
Kot pri vsakem prehodu, prehod na brezpapirno pisarno pogosto vključuje krivuljo učenja, zlasti v pisarniškem okolju, kjer zaposleni še niso računalniško osveščeni. Napake pri vnosu podatkov so lahko drage in lahko povzročijo velike težave. Poleg tega lahko napake pri vnosu in vnosu podatkov povzročijo napačno kategoriziranje zapisov, zaradi česar jih je težko ali nemogoče pozneje najti.
Varnostne skrbi
Digitalni zapisi so lahko izpostavljeni nepooblaščenemu dostopu, bodisi s hekanjem bodisi z ohlapno varnostjo osebja. Zlasti pri občutljivih pravnih in zdravstvenih evidencah lahko izguba podatkov povzroči znatno odgovornost za vpleteno podjetje, zlasti če gre za malomarnost. Posebna težava je odstranjevanje digitalnih zapisov, zlasti v skupnem omrežnem okolju. Če preprosto izbrišete datoteko, se digitalni zapis ne izbriše popolnoma, ravno tako, da vstavljanje dokumenta v koš ne preprečuje, da bi nekdo pozneje pridobil papir.
