Going brez papirja je pomemben korak za podjetje, ki želi sodelovati v zelenem življenju. EPA ocenjuje, da Američani vsako leto porabijo približno 99 milijonov ton papirja, papir pa predstavlja 34 odstotkov odpadkov v tej državi. Če pošiljate račune in druga sporočila svojim strankam redno po pošti, jih morate predhodno obvestiti o svoji nameri, da greste brez papirja.
Pojasnite in določite časovni okvir za brezpapirno uporabo, kakor tudi vse zahteve, ki jih mora stranka izpolniti za prejemanje papirnih računov. V mnogih primerih boste morda morali pridobiti dovoljenje stranke, da prenehate pošiljati papirne izjave po pošti, preden ga preklopite na brezpapirno zaračunavanje.
Po potrebi spremenite pogoje dogovora, da vključite posodobitev o brezpapirnem zaračunavanju. Vključite informacije o tem, ali je neobvezna ali zahtevana za stranke, ki gredo naprej.
Ustvarite svoje obvestilo skupaj z jasnimi navodili, kako lahko stranka potrdi prejem vaših podatkov v zvezi z brezpapirnim zaračunavanjem. Na primer, poleg obvestila, ki navaja aktivni datum za brezpapirno zaračunavanje, lahko vključite tudi spletno mesto ali telefonsko linijo za »vključitev«.
Vključite obvestilo o vaši odločitvi, da greste brez papirja v oddelku za sporočila o vaših zadnjih računih za papir za stranko. Označite območje z barvo ali pisavo, ki izstopa, da bi pritegnila njegovo pozornost. Bodite prepričani, da vključite svoje posodobljene izraze s temi pošiljkami.
Strankam, ki vsebujejo sporočilo o vaši nameri, da prenehate pošiljati papirne račune, pošljite ločeno dopisnico.
Pošljite e-pošto na seznam strank, da jih obvestite o vaši brezpapirni odločitvi za obračun. V tem primeru lahko stranko neposredno povežete z vašim spletnim mestom, da se odločite za izbiro, če je to potrebno.
Nasveti
-
Pojasnite nekaj prednosti brezpapirnega komuniciranja s stranko.
Preden preklopite na brezpapirno zaračunavanje, se posvetujte z odvetnikom, da zagotovite, da upoštevate vse državne in zvezne zakone.
