Pisarna brez papirja lahko pomaga okolju, vendar lahko ustvari procesne glavobole, če ni vzpostavljen ustrezen sistem dela. Za prenos vsega v digitalni prostor je treba vzpostaviti nadzor nad dokumenti in postopke dela, ki zagotavljajo, da se pri prehodu nič ne izgubi. Ko se fizični in-boxi umaknejo v zaboje zgodovine, jih morajo zamenjati virtualni.
Going Digital
V pisarni brez papirja je cilj premakniti vse, kar je mogoče na spletu. Natisnjeni dokumenti se skenirajo in shranijo na skupno mesto v vašem računalniškem sistemu, kjer imajo pooblaščeni uporabniki dostop do njih. Poleg okoljskih koristi lahko dobro upravljana brezpapirna pisarna olajša iskanje informacij kot v tradicionalnih zbirkah. Mape v virtualnem arhivu shranjujejo starejše dokumente, tako da ne obremenjujejo pogosto dostopnih območij, vendar so še vedno na voljo, kadar je to potrebno.
Koledarji v skupni rabi
Premikanje urnikov zaposlenih v skupni koledar omogoča delodajalcem, da upravljajo čas počitnic in druge zadeve, ki vplivajo na urnik dela. Sodelavcem omogoča tudi spremljanje sestankov in drugih načrtovanih dogodkov. Skupine, ki si delijo delovne koledarje, lahko spremljajo, kdo je in kdo je zunaj pisarne, in lahko s tem v mislih strukturira potek dela pri projektih. Na primer, če lahko vidimo, da so ključne interesne skupine konec tedna na konferenci, lahko nekoga spodbudijo, da hitreje pripravi osnutek ključnega dokumenta ali pogodbe, tako da bodo te zainteresirane strani imele možnost, da ponudijo svoj prispevek. vsebina je končana.
Upravljanje dokumentov
Pisarne brez papirja potrebujejo sistem, ki določa, kako se dokumenti vzdržujejo in shranjujejo. Ustvarite konvencijo o poimenovanju dokumentov in strukturo map, da boste dokumente lažje našli. Sistemi za upravljanje dokumentov pogosto omogočajo tako »preverjanje« in spremljanje sprememb. To preprečuje, da bi več ljudi hkrati delalo na dokumentu in dovoljuje nadzor različic. Določitev, da se dokumenti posodabljajo v skupni rabi, zmanjša težave, do katerih pride, ko uporabniki naložijo datoteko, posodabljajo in jih pošljejo prek e-pošte, nato pa uradne različice ne ohranijo.
Vodenje projektov
Programska oprema za upravljanje projektov omogoča sledenje projektnim mejnikom in rokom. Potrebovali boste sistem, ki lahko spremlja naloge in razporede projektov ter zaposlenim omogoča, da navedejo, kdaj je bilo nekaj opravljeno. Obvestila morajo nekoga opozoriti, kadar nova naloga potrebuje njeno pozornost. Posamezniki lahko sledijo svojim projektom, vodje pa lahko dobijo celosten pogled na to, kaj se dogaja v celotni ekipi, in po potrebi prerazporedijo sredstva. Projekti bi morali biti digitalno arhivirani, ko bi bili dokončani, skupaj s pridobljenimi izkušnjami, tako da se prenos znanja lahko zgodi, ko se podoben projekt začne pozneje.
