Sezonskost, 24-urna pričakovanja o storitvah in sposobnost prilagajanja vedno spreminjajočemu se okolju naredi organizirane delovne tokove ključnega pomena za učinkovito hotelsko poslovanje. Čeprav bodo delovne aktivnosti včasih potekale v gladkem zaporedju, se lahko v času zasedenosti te iste dejavnosti prekrivajo. Zaradi tega je učinkovit komunikacijski sistem pomemben del pravil, poti in vlog, ki vstopajo v organiziran hotelski potek dela.
Načrtujte potek dela
Ustvarite navpični diagram poteka dela, ki identificira vsak oddelek ali območje in prikazuje zaporedje nalog z uporabo besedilnih polj, ki povezujejo puščice in številke, da se določi smer poteka dela. V majhnem hotelu lahko vključujejo stranke, recepcijo in oddelek za gospodinjstvo. Na primer, diagram bi prekinil rezervacijo sobe v vsako od komponentnih korakov: gost rezervira, prejme potrdilo in prispe na recepcijo, kjer zaposleni na recepciji opravijo prijavo. Ko se gost odjavi, recepcija obdeluje blagajno in obvesti gospodinjstvo.
Analizirajte naloge
V hotelskem delovnem okolju so časi, ko se morajo naloge in odgovornosti prekrivati. Z uporabo diagrama poteka dela kot referenco analizirajte naloge, opravljene med vsako zamenjavo, da bi bolje predvideli kadrovske potrebe. Na primer, zaposleni na recepciji, ki delajo v tretji izmeni, se lahko ukvarjajo z lahkimi gospodinjskimi opravili in dodatnimi upravnimi nalogami, kot je posodabljanje podatkovne baze rezervacij ali odgovarjanje na e-pošto. To lahko odpravi potrebo po načrtovanju nočnega gospodinjstva in sprostitvi časa za zaposlene na prvi in drugi izmeni.
Razporejanje zaposlenih
Tako načrtovanje zaposlenega kot tudi roki za opravljanje nalog morajo biti prilagodljivi. Če je na primer običajen čas prijave, mora imeti gospodinjstvo do tega časa čiste in pripravljene sobe. Vendar pa boste morali prilagoditi urnike ali zaposliti začasne zaposlene med zasedenimi časi. Enako velja za osebje na recepciji. Če običajno načrtujete dve osebi čez dan in eno osebo čez noč, boste morda morali prilagoditi urnike dela - včasih z malo predhodnega obvestila -, da zagotovite prekrivanje pokritosti v času zasedenosti.
Načrtovanje komunikacij
Dober komunikacijski načrt je bistvenega pomena za organiziran potek dela v hotelu. Preglejte diagram poteka dela in določite kritične komunikacijske točke. Primeri vključujejo sestanke, ki spreminjajo zamenjavo, postopke dežurstva, nujne primere v gospodinjstvu in postopke za posodabljanje nenamernih nakupov gostov med bivanjem. Zaposleni v gospodinjstvu morajo na primer obvestiti recepcijo, ko gost odstrani predmete iz hladilnika v sobi. Vključite postopke za sporočanje sprememb delovnega toka, da se prepričate, da nič ni spregledano. To lahko zahteva tudi nakup dodatne opreme, kot sta dvosmerni radijski sprejemnik ali mobilni telefon za zaposlene, ki so v stiku.
