Kot podjetje morate hraniti določene vrste dokumentacije v datoteki, kot so zaposlitvene evidence in računi, tako iz poslovnih kot iz pravnih razlogov. V nekaterih primerih mora trgovec hraniti kopije potrdil o kreditni kartici za nekaj časa. Naučite se, kdaj je varno prejemati te prejemke med poslovanjem.
Prejemki s kreditno kartico
Ko kupec kupi izdelek ali storitev iz vašega podjetja s kreditno kartico, ji morate ponavadi priskrbeti natisnjeno potrdilo za njene zapise - zlasti v primeru neposredne transakcije. Potrdilo vsebuje znesek transakcije, kodo odobritve, ime imetnika kreditne kartice in prostor za podpis stranke. Prav tako obdržite kopijo podpisanega potrdila o prejemu za vaše zapise.
Zakaj jih obdržati?
Če pride do primera, ko stranka ugovarja plačilu s kreditno kartico iz vašega podjetja, ste kot trgovec odgovorni za dokazovanje njegove veljavnosti. Ena od prvih postavk, ki jih bo zahtevala banka stranke, je kopija potrdila o plačilu s kreditno kartico, povezano s transakcijo. Ponudnik trgovskih storitev mora videti tudi podpisano potrdilo o prejemu, da preuči spor v vašem imenu. Če je spor stranke odobren, ker ne morete predložiti kopije podpisanega potrdila o prodaji, boste morali plačati drago provizijo za odškodnino in tudi izgubiti znesek prodaje kot tudi izdelek ali storitev, ki ste jo prodali.
Kdaj Toss
Zaradi možnosti sporov s strankami ni pametno izločiti potrdila o prodaji kreditnih kartic samo zato, ker je transakcija izbrisala vaš trgovski račun - tudi če ste že prejeli sredstva od prodaje. Banke običajno strankam nudijo približno 60 dni, da izpodbijajo dajatev po Zakonu o poštenem obračunu. Zanesljivo je, da potrdilo o kreditni kartici ostane vsaj tri mesece. Če potrebujete potrdila o prodaji posebej za poročanje o davku od dohodka iz poslovanja, jih hranite pri roki vsaj šest let.
Shranjevanje prejemkov
Če morate te prodajne račune hraniti, jih shranite na varno, zaklenjeno lokacijo, saj vsebujejo občutljive podatke o strankah. Te občutljive podatke hranite izven dosega nepooblaščenih zaposlenih in zunanjih posameznikov, da se izognete težavam z goljufijami, povezanimi s kreditnimi karticami, ali identificiranjem kraje. V sporazumu o storitvah za trgovce so lahko navedena posebna pravila za upravljanje in shranjevanje občutljivih podatkov o kreditnih karticah za stranke v skladu s smernicami Standarda za varnost podatkov v industriji plačilnih kartic. PCI DSS je organizacija, ki zagotavlja smernice glede upravljanja podatkov o kreditnih karticah strank.
