Računi zagotavljajo podjetjem način plačevanja za svoje storitve in zagotavljajo ustrezne evidence za potrošnike, ki jih lahko uporabijo za proračunske in davčne namene. Pri oblikovanju računa, vključno z ustreznimi informacijami in razdelki, lahko prihranite čas, denar in zmedo.
Odločite se, kaj boste uporabili za ustvarjanje računa. Obdelava besedila ali programska oprema za preglednice lahko opravi delo. Vse je odvisno od tega, kaj je za vas udobnejše. Obstaja tudi množica predlog, ki so na voljo v programih Microsoft Word in Excel ter na internetu, ki jih lahko prilagodite potrebam vašega podjetja.
Vključite podatke o podjetju in datume, povezane z računom. Če se vaša stranka sprašuje, kako stopiti v stik z vami, vaš račun vsebuje vse, kar mora vedeti. Vključite svoje ime, naslov, telefonsko številko, spletni naslov in e-poštni naslov. Prav tako ne pozabite navesti datuma izdaje računa in datum zapadlosti.
Vključite podatke o svojem potrošniku: ime, naslov, telefonsko številko, e-poštni naslov in identifikacijsko številko stranke, če je primerno. To vam omogoča, da se prepričate, da je prava oseba prejela račun in opomni stranko, naj po potrebi posodobi svoje osebne podatke.
Vključite informacije, pomembne za potrošnika, kot so referenčna številka, razčlenjen seznam stroškov s kratkimi opisi, vključeni davki in skupni znesek. Ne samo, da to kupcu pokaže, kaj je kupila, ampak vas varuje v primeru, da stranka trdi, da niste izpolnili svoje obljube o določeni storitvi.
Seznam možnosti plačila. Z jasno razlago svojih pričakovanj in možnosti strank za plačilo se bo verjetnost hitrega in pravilnega plačila računa povečala. To prav tako prihrani čas, ker odgovarja na vprašanja, ki bi jih običajno vprašali po telefonu ali prek e-pošte.
