Poročila blagajnika so bistveni deli pri organizaciji poslovanja podjetja ali organizacije. Slediti morajo osnovni formuli, toda izven te formule so prilagodljivi dokumenti, ki se lahko spremenijo, da bi zadostili posebnim potrebam.
Osnovna formula
Določite začetno stanje. To je znesek denarja, ki ga je organizacija imela na začetku obdobja zakladništva (običajno se poročila pripravijo vsako četrtletje ali leto). Splošna oblika je, da v levi stolpec vstavite frazo »Stanje ravnotežja« in nato v desnem stolpcu postavite znesek (na primer »3500,24«) brez znaka dolarja.
Določite stroške. Na kaj je organizacija porabila denar v obdobju zakladnice? Organizirajte stroške v jasne in lahko razumljive kategorije, kot so "potrebščine" ali "zbiranje sredstev", nato pa podrobno navedite vse posamezne stroške pod kategorijo.
Določite prihodke. Ali je vaša organizacija ustvarila denar? Če je odgovor pritrdilen, postavite vir prihodkov (na primer, »Bake Sale«) v stolpec na levi strani in nato na desni postavite točne zneske (na primer, »875,00«).
Določite končno stanje. Formula za to je "Začetno ravnovesje" minus "Stroški" plus "Dohodek" je enak "Ending Balance". "Končni saldo" mora biti v levem stolpcu s skupnim zneskom na desni.
Vnesite poročilo. Poročilo mora biti napisano na pisnem listu organizacije. "Poročilo zakladnika" mora biti na sredini strani pod glavo. Navedite obdobje poročanja na levi strani strani. "Začetno ravnovesje", "stroški", "dohodek" in "končna bilanca" morajo biti v levem stolpcu označeni s krepkim tiskom, pri čemer so spodaj navedene ustrezne številke.
Podpišite in dodajte priloge. Polno ime in položaj zakladnika mora zaključiti poročilo. Blagajnik mora podpisati poročilo in priložiti kopije dokazil, npr. Bančne izpiske, poročila o zbiranju sredstev.
