Blagajnik podjetja, organizacije ali druge skupine vodi evidenco o proračunu in porabi skupine. Če imate delo blagajnika, ste odgovorni za pripravo in predstavitev poročila na sestankih upravnega odbora. Obstaja nekaj postavk, ki jih morate vključiti v to poročilo, vključno s povzetkom stroškov za časovno obdobje in trenutnimi deleži skupine.
Pred sestankom pripravite pisno različico poročila. To poročilo mora vključevati štiri postavke: stanje na začetku obdobja, prihodke obdobja, odhodke za obdobje in stanje na koncu obdobja. Natisnite kopijo za vsakega člana, ki bo prisoten, in nekaj dodatkov ter predajte kopije, preden začnete s predstavitvijo.
Navedite stanje vseh računov, ki jih ima vaša skupina ali podjetje na začetku obdobja od zadnjega srečanja. Ta številka mora biti skupni znesek vseh računov v dolarjih. Ne vključujte centov, da bi jih lahko enostavno prikazali in si jih zapomnili. To bo dobro izhodišče za preostalo poročilo.
Navedite dohodek ali denar, ki ste ga vzeli za to obdobje. Če delate v organizaciji, kjer je vsak mesec dohodek enak ali podoben, vam o tem ni treba poglabljati. Če imate velik vir dohodka, ki ni tipičen, boste morali pojasniti, od kod je prišel ta denar.
Pojasnite stroške, ki jih je imela vaša skupina za časovno obdobje. Podobno kot pri dohodnih sredstvih ni treba podrobno razlagati odhodnih sredstev, če se ponovno pojavljajo stroški, ki jih odbor pozna - na primer računi za storitve ali plače delavcev. Če je velik strošek nenavaden, bodite prepričani, da pojasnite, kakšni so bili stroški in zakaj je bil potreben.
Kot zaključek navedite stanje vseh računov, vključno z gotovino v blagajni in naložbami. To je tisto, kar bodo člani upravnega odbora uporabljali kot podlago za odločitve o porabi med sestankom. Preden končate, vprašajte, ali potrebujete pojasnila.
