Google Dokumenti so zmogljivo orodje za skupno rabo datotek, ki ga lahko podjetja uporabljajo za objavo urnikov dela. To lahko dosežete tako, da ustvarite urnik neposredno v Google Dokumentih. Ko redno objavljate urnik dela zaposlenih, preprečite napačno komunikacijo, ki bi lahko privedla do tega, da zaposleni, ki se niso zavedali, da so načrtovani za delo, odkrijejo izmene.
Uporabite predloge za načrtovanje prostega dela
Google Dokumenti imajo veliko knjižnico brezplačnih in pripravljenih predlog. Če želite odpreti predlogo, odprite nov dokument Google Dokumentov in nato poiščite predloge z besedami "razpored dela". Večina delovnih ur zaposlenih uporablja tedensko-tedenski format, ker delodajalci objavljajo tedensko. Če nobena predloga ne ustreza potrebam urnika, ustvarite urnik po meri v drugem programu.
Ustvarite urnik po meri
Tako kot Google Dokumenti, tudi v Google Preglednicah so predloge, ki jih lahko upravitelji prilagajajo. Poiščite jih v razdelkih v meniju Galerija predlog. Na seznamu preprosto izberite možnost Razporedi in nato prilagodite polja tako, da podatke o predlogi zamenjate z datumom razporeda in imeni zaposlenih. Izbrišite vse vrstice in stolpce, ki niso potrebni.
Ustvarite urnik iz nič, tako da odprete novo datoteko. Kliknite Začni novo preglednico na glavni strani in z glavo vnesite naslov dokumenta kot "Tedenski urnik" ali drugo želeno ime. V prvi vrstici določite datume, ki jih pokriva urnik.
Nato ustvarite grafikon, na katerem vodoravna glava stolpcev navaja dneve v tednu in vrstice, v katerih so prikazani pomiki. V ustrezna okenca za premeščanje vstavite imena zaposlenih. Datoteko shranite v Google Dokumente pod ustreznim imenom datoteke.
Upravljanje dovoljenj zaposlenih
Delodajalci želijo zaposlene prebrati urnik in morda prenesti datoteko za shranjevanje na osebnih računalnikih ali napravah. Vendar pa zaposlenim ne bi smelo biti dovoljeno urejati urnika. Google Dokumenti privzeto omogočajo zaposlenim, da berejo in prenašajo datoteke v skupno rabo z njimi.
Delite datoteke s klikom na ikono s silhueto osebe in znakom plus, ki predstavlja »Skupna raba«. Vnesite e-poštne naslove zaposlenih, s katerimi želite deliti datoteko. Pred pošiljanjem e-poštne povezave preverite dovoljenja, da zagotovite, da je dokument samo za branje.
Za dovoljenja izberite »lahko si ogledate« namesto »lahko uredite«, nato pa izberite gumb Skupna raba, da objavite razpored za zaposlene. Zaposleni prejmejo elektronsko sporočilo z obvestilom, da je objavljen nov razpored. E-pošta vsebuje povezavo do razporeda.
Nastavite redne urnike
Vodenje predloge urnika olajša tedensko razporejanje. Nastavite običajen dan in čas za objavo urnika in ga hkrati delite z vsemi zaposlenimi po e-pošti.
Datoteke urnika poimenujte na enostaven način, kot je na primer "15. januarja". To zmanjšuje zmedo in zaposlenim omogoča, da hitro zabeležijo razlike pri načrtovanju ali težave. Ustvarite politiko podjetja, ki od zaposlenih zahteva, da zagotovijo želeno obvestilo za spremembe v urniku.
