Ustvarjanje urnikov dela je lahko kompleksno, odvisno od tega, koliko zaposlenih želite upravljati. Pomembni dejavniki pri pripravi delovnega načrta so količine izmenjave v določenem dnevu, njihova dolžina in število zaposlenih, ki so potrebne za učinkovito zapolnitev vsake izmene. Upoštevati je treba tudi vzorce dela, ki se nanašajo na nadure in na delo, zlasti pri obravnavi delovnega načrta, ki vključuje delovne vikende. Da bi osebi, ki ustvarja urnik, in zaposlenim olajšala delo, je lažje delovati na fiksnih izmenah (delajo istočasno na vsak načrtovani dan).
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Seznam zaposlenih
-
Računalnik
-
Tiskalnik
Navodila
Delovni dan razdelite na nastavljive. Glede na to, koliko ur je podjetje odprto vsak dan, lahko ena izmena traja od 8 do 12 ur. Vrsta dela, ki je vključena, ima vlogo pri odločanju o dolžini izmene. Okoljski pogoji (ekstremna vročina in mraz, težka fizična dela) so lahko odločilni dejavnik, saj je treba vedno upoštevati zdravje in varnost zaposlenih.
Odločite se, koliko zaposlenih mora delati v vsaki izmeni. Podjetja, ki zaposlujejo omejeno osebje, imajo redkeje več kot nekaj ljudi, ki delajo v vsaki izmeni, vendar večja podjetja zahtevajo več zaposlenih, ki delajo naenkrat. V maloprodajnih razmerah je pogosto potrebnih več zaposlenih v določenih dneh (ob koncu tedna) in včasih v določenem času dneva ali leta.
Ustvarite vzorec za delo. Če vaše podjetje ostane odprto 7 dni v tednu, redni razpored od ponedeljka do petka ne velja za vse zaposlene. Če je le mogoče, poskušajte zagotoviti, da imajo zaposleni dva zaporedna prostih dni, ne glede na to, kakšni so točni dnevi.
Zaposlene je treba ločiti na kategorije polnega in skrajšanega delovnega časa. Zaposleni s polnim delovnim časom naj bi delali 40 ur na teden (vse, kar se šteje za nadurno delo), zaposleni s skrajšanim delovnim časom pa delajo po potrebi. Zabeležite želene možnosti izmenjave vsakega zaposlenega (dneve, popoldne, večere), tako da lahko prejmejo rednejši delovni vzorec.
Določite grob urnik z uporabo vseh zbranih informacij. To lahko storite tako, da v računalniku ustvarite svoj koledar ali pa uporabite velik koledar za namizje. Vsak dan razdelite v izmene in izpolnite imena zaposlenih za vsako izmeno. V urnik vnesite enega zaposlenega, tako da je lažje spremljati njihove izmene in vzorec dela.
Nasveti
-
Ne pozabite vključiti vseh dni počitnic, ki so jih zaposleni morda zahtevali v času načrtovanja voznega reda.
Časovni načrt lahko nadomešča le, če je to potrebno, saj lahko čezmerno nadurno delo povzroči nizko stopnjo zaposlitve.
Držite se fiksnega ali vrtljivega urnika in ne izmenjujte med njima.
