Ne glede na to, kako težko se jim izogibate, se bodo pojavile ovire komunikacije med zaposlenimi, vodji in strankami. Neuspeh pri komunikaciji lahko povzroči nepotrebne zamude, frustracije in potencialno izgubljene posle. Dobra novica je, da obstajajo načini, kako premagati komunikacijske ovire, da bo vaše poslovanje potekalo nemoteno.
Kaj so komunikacijske ovire v podjetju?
Komunikacijske ovire najdemo povsod v podjetjih, od zgoraj navzdol do srednjega do zunanjih odnosov. Razčlenitve zaradi komunikacije se organizacijsko dogajajo, na primer, ko so člani skupine izolirani ali posamično, ko oseba napačno razume ali ignorira, kar govori druga oseba. Lahko nastanejo zaradi preveč motenj pri delu ali pa niso dovolj jasne glede projekta. Nekaj primerov splošnih ovir za komunikacijo, ki jih lahko vidite v vašem podjetju, so:
- Odvračanje pozornosti. Če niste prisotni v pogovoru, bo to verjetno povzročilo napačno komunikacijo. Ne glede na to, ali ste z več prekinitvami, večopravilnimi nalogami ali hitrimi vožnjami na vaš naslednji sestanek, je odvračanje ovire za komunikacijo, ki lahko povzroči veliko težav. Prav tako je tisti, ki ga je enostavno odpraviti, če se naučite osredotočiti in biti prisotni v tem trenutku.
- Slabo upravljanje. Kadar zaposleni ne marajo svojih menedžerjev ali ne menijo, da se z njimi lahko odkrito pogovarjajo, se komunikacijski kanali hitro izklopijo. Upravljavci, ki ne posredujejo povratnih informacij, ne poslušajo težav, ne morejo govoriti odprto o pomembnem poslovanju podjetja ali ne želijo postavljati vprašanj svojega osebja, ustvarjajo ovire za komunikacijo, ki jih ni treba obstajati.
- Pomanjkanje pogovora. Seveda je najboljši način za komunikacijo pogovor. Danes pa je verjetneje, da bodo imeli ljudje besedilo ali e-pošto, ko bodo imeli nekaj vprašanj. Ta vrsta enostranskega pogovora pogosto vodi v nepotrebne nesporazume in frustracije in je lahko izguba časa. Vprašanje, ki se lahko obravnava v neposrednem, 15-minutnem, neposrednem pogovoru, postane namreč enodnevna anksiozna izmenjava besed, ki nima resolucije.
- Fizične ovire. Ko se vodstvo izolira na drugem nadstropju stavbe od preostale delovne sile ali se delovne skupine dodelijo v ločene pisarne, se ustvarijo fizične ovire, ki vodijo v slabo komunikacijo.
- Osebne razlike. Verjetno imate več vrst osebnosti, ki plavajo okoli vašega podjetja. Obstaja tudi velika verjetnost, da nekatere od teh osebnosti ne bodo preprosto prepletene in imajo različne komunikacijske sloge, ki vodijo do nesporazumov, stereotipov in tišine.
- Pomanjkanje jasnosti. Pri delu z zainteresiranimi stranmi, strankami in osebjem je pomembno, da imamo jasno politiko podjetja. Če tega ne storite, pogosto povzroča zmedo in frustracije, zaradi katerih ljudje ne želijo poslovati z vami.
Če boste potrebovali nekaj časa, da ocenite svoje delovno mesto, da boste izvedeli, kako ljudje komunicirajo, boste verjetno našli te in druge običajne primere ovir za komunikacijo. Nekatere je mogoče rešiti hitreje kot druge, vendar vse zahtevajo pripravljenost za sodelovanje in dobre komunikacijske sposobnosti vaše ekipe.
Primeri komunikacijskih ovir
Vse ovire za komunikacijo niso očitne. Morda se vam zdi, da se pogovarjate in ste produktivni, toda šele pozneje se zavedate, da se dejansko nič ni doseglo. Tako lahko sestanek ekipe z upraviteljem prežememo s komunikacijskimi ovirami:
Skupina se sestaja ob 10:00 z upraviteljem, da se odpravi na prihajajoči dogodek. Člani ekipe so pravočasno prispeli, toda vodja ima telefonski pogovor. Vsakdo nerodno sedi v sobi in ne ve, kdaj se bo pogovor končal in kdaj se bo sestanek dejansko začel.
Deset minut kasneje upravitelj usmeri pozornost na ljudi v sobi in prosi za dnevni red sestanka. Nihče ga nima, zato se nekdo poskuša hitro napisati. Pri tem se upravitelja moti še en telefonski klic, ki od njega zahteva, da v 15 minutah zapusti pisarno, da se sestane z nekom, ki je zunaj. Posledica tega je hitro srečanje, kjer ljudje ne postavljajo veliko vprašanj, ker želijo v zdaj omejenem času, ki je na voljo, pokriti čim več materiala.
Ko se srečanje konča in se vsi vrnejo v svoje pisarne, se lahko ekipa zaveda nekaj stvari: niso zajemale nekaterih pomembnih elementov, ki jih je bilo treba razpravljati, menili so se, da jih je menedžer prezrl in ignoriral, medtem ko je poskušal razpravljati o tem, kaj so pokrili. in niso več pri načrtovanju prihajajočega mrežnega dogodka, kot je bilo pred sestankom. Ovire za komunikacijo so povzročile izgubo časa in pomanjkanje produktivnosti za vse vpletene.
Druge ovire za komunikacijo so očitne, kot je član ekipe, ki vam manjka rok za oddajo naročila, ne da bi vam dal razlog ali da bi se vodja, ki se uglasi in se igral s svojim telefonom, vsakič, ko poskušate pogovoriti. Morda gre za organizacijsko birokracijo, ki preprečuje, da bi nove ideje kdaj dejansko uresničile ali da bi se medsebojno druženje med zaposlenimi na različnih ravneh poslovanja zmanjšalo.
Težave z zunanjimi komunikacijami
Če ste v podjetju, ki služi strankam, je zunanja komunikacija prav tako pomembna. Na primer, če ne oglašujete jasno, kako dolgo so prodajne cene v veljavi, lahko končate z besnimi strankami, ki vztrajajo, da plačajo samo tisto, kar je prodajna cena en mesec pozneje. Če na svoji spletni strani posredujete informacije o storitvah za stranke, vendar ne morete neposredno stopiti v stik s službo za pomoč strankam, lahko na javnih straneh v družabnih medijih končate z reklamacijami, namesto z eno pritožbo, ki bi lahko bila obravnavana hitro in zasebno.
Ne glede na to, ali so ovire za komunikacijo očitne ali subtilne, ne pomagajo podjetju, da bi uspelo. Pravzaprav lahko povzročijo veliko več težav, kot jih pričakujete.
Padec komunikacijskih ovir
Morda menite, da vam ni treba preveč časa delati na komunikaciji v vašem podjetju, vendar obstajajo številne posledice za ignoriranje težav pri komunikaciji. Ovire za komunikacijo vodijo do frustriranih zaposlenih in strank, ki ne čutijo, da jih slišijo. Ko se to zgodi, postane osebje manj motivirano, kar vodi do pomanjkanja produktivnosti, ustvarjalnosti in inovativnosti. Neuspeh pri učinkovitem komuniciranju s strankami in strankami lahko celo vodi v izgubljeno poslovanje.
Če zaposleni ne čutijo, da je to, kar pravijo, pomembno ali ima kakršen koli vpliv, lahko prenehajo govoriti skupaj in ne sporočajo, ko je kaj narobe ali ko bo zamujen rok. Posledica tega so neučinkovitost, napake in kultura podjetja, ki spodbuja izolacijo in ne timsko delo.
Ko se ljudje ne počutijo, da imajo odprte kanale za komunikacijo, jih mnogi zaprejo in samo gredo skozi predloge na svojem delovnem mestu. To verjetno ni tisto, kar želite, da se zgodi v vašem podjetju, zato je treba dati prednost dobri komunikaciji med vašim osebjem in zunanjostjo s strankami, dobavitelji in strankami.
Kako premagati komunikacijske ovire
Najboljši način za premagovanje komunikacijskih ovir je, da jih preprečimo. To naredite tako, da za vaše podjetje določite jasno določeno politiko, ki spodbuja komunikacijo. Lahko je preprosto določiti kratko jutranjo sejo za obravnavo vprašanj in projektov ali bolj zapleteno hierarhijo, ki določa, s kom naj se pogovarjate, ko pride do težave. Tako vsi vedo, da imajo možnost, da jih slišijo.
To komunikacijsko politiko je treba napisati in pregledati z vsemi novimi zaposlitvami, prav tako pa redno pregledovati in posodabljati, da bo odražala trenutno tehnologijo in prakso podjetij. Če je potrebno, je usposabljanje v komunikacijskih veščinah in vaše specifične komunikacijske politike lahko koristno, zlasti za tiste, ki niso najboljši komunikatorji.
Tudi, ko ljudje vedo, da imajo slišno mesto, je za zaposlene še vedno pomembno, da aktivno sodelujejo pri izboljšanju komunikacije v celotnem podjetju. Spodbujajte osebje, da:
- Govorite osebno. Če je mogoče, se pogovorite osebno. Tako ni zmede glede tona ali pomena. Če je, ga je mogoče takoj rešiti, odpraviti frustracije in napačne komunikacije. Spodbudite osebje, da sprejme telefon in se pogovarja, če se osebno ne morejo sestati, še posebej, če je težava. E-pošto in besedilo lahko uporabljate le, če je to zadnja možnost ali za hitro vprašanje.
- Omejite motnje. Pogovori zahtevajo tako govorjenje kot poslušanje. Prepričajte se, da resnično poslušate z omejevanjem prekinitev, spuščanjem telefona in osredotočanjem na to, kar govori druga oseba. To bo pomagalo premagati komunikacijske ovire in omogočiti, da se druga oseba čuti in ceni. Odvračanje pozornosti mora biti omejeno ne glede na to, ali osebno ali po telefonu.
- Imate politiko odprtih vrat. Spodbujajte politiko odprtih vrat, da bodo ljudje vedeli, da se lahko pogovarjajo z vodji ali drugimi skupinami kadarkoli. Ta politika naj bi se razširila na zainteresirane strani in stranke, ki bi se lahko počutile, kot da lahko dosežejo ustrezno osebo v vašem podjetju kadarkoli imajo problem ali skrb.
- Ustvarite socialne priložnosti. Ljudje bodo bolj verjetno sodelovali z ljudmi, ki jih poznajo. Ustvarjanje socialnih priložnosti v vašem podjetju in povezovanje dogodkov za zunanje stranke lahko pomagata ljudem, da se spoznajo in odprejo komunikacijske linije. Ko se ljudje srečajo in se pogovorijo, se bodo verjetno počutili bolj udobno v prihodnosti.
- Naj bo preprosto. Druga skupna ovira za komunikacijo poskuša narediti dober vtis. Bodi to, kar si. Odvrzite žargon ali formalni besednjak v zameno za osebne zgodbe in jasen, jedrnat jezik. Bodite prijazni, topli in pristni. Če gre za poklicno razmerje, ohranite svoje meje, medtem ko še vedno ostajate občutljivi na to vprašanje.
- Potrjujte. Pomembno je priznati izkušnje drugih ljudi in se ustrezno odzvati. Pazi na govorico telesa in čustva ter poslušaj izmenjane besede. Bodite spoštljivi do informacij, ki jih prejmete, in do občutkov, ki se pojavijo. Postavljajte vprašanja, bodite pozitivni in nudite koristne povratne informacije, kadar lahko.
- Upoštevajte kulturo. Bodite pozorni na izraze, geste in verska in politična prepričanja, povezana z različnimi kulturami, ko se pogovarjate, tako da se vaše sporočilo ne napačno razume. Pomembno je tudi preveriti kakršne koli posplošitve in stereotipe o kulturnih skupinah, preden skočimo na sklepe. Kako ljudje razmišljajo, reagirajo in vidijo svet, se lahko močno razlikujejo zaradi kulture.
- Določite prednost. Osredotočite se le na informacije, ki jih želite prenesti, namesto da naredite izpis informacij. Preveč informacij naenkrat lahko povzroči, da je poslušalec preobremenjen, kar povzroči neukrepanje. Če predstavite samo pomembne informacije, bolj jasno sporočite, kaj je pomembno in kaj mora prejemnik storiti.
- Popravite govorico telesa. Sporočilo ne izhaja le iz besed. Prav tako prihaja iz vašega telesa. Kako sedite in se gibljete, ko se pogovarjate z nekom, pogosto govori veliko več, kot je mogoče. Vzpostavljanje stika z očmi in uporaba ustreznih neverbalnih gibov segata daleč. Izogibajte se motnje, stresa ali raztresenosti, da bi preprečili, da bi nekdo želel govoriti z vami.
Z nekaterimi jasno določenimi politikami, usposabljanjem in prakso lahko preprečite, da bi komunikacijske ovire upočasnile poslovanje, kar bo povečalo učinkovitost.
