Uspeh ali neuspeh organizacije je pogosto odvisen od sposobnosti komuniciranja s svojimi člani. Nove tehnologije, mešane s kulturno raznoliko publiko, so povečale pomen organizacijskih komunikacij, hkrati pa so povečale kompleksnost. Razumevanje nekaterih splošnih ovir lahko izboljša sposobnost organizacije za komuniciranje.
Napačna struktura
Po mnenju Leeja Hopkinsa, ki je napisal več kot 130 člankov o poslovnem komuniciranju, morajo občinstvo razumeti sporočilo, številne komunikacije pa so obsojene na propad, ker nimajo ustrezne organizacije. Struktura je kritična, saj bo brez uvoda, telesa in bližnjega, občinstvo težko ohranilo, priklicalo in obdelalo informacije. Ta pravila veljajo za vsa sporočila, ki segajo od elektronskih sporočil do javnih predstavitev in do občinstva vseh velikosti.
Predpostavke
Dve skupni predpostavki komunikacije pomenita katastrofo za uspeh organizacijske komunikacije. Predpostavljamo, da imajo vsi člani organizacije enako bazo znanja kot pošiljatelj sporočila. Druga razmišlja, da se bodo informacije natančno in učinkovito širile, ko bi jih prejele le eden ali dva člana. Knjižnica za prosto upravljanje, spletni vodnik člankov o vodenju, priporoča, da upravljanje proaktivno, premišljeno in strateško komunicira s svojimi člani. Posebna priporočila knjižnice Free Management vključujejo vzpostavitev rednih srečanj med zaposlenimi in vodji ter med različnimi oddelki. Drugi nasveti vključujejo, da zaposlenim pošljete kopije opisov delovnih mest, priročnike za zaposlene in druge kritične materiale podjetja.
Prekomerna odvisnost od tehnologije
Preveč odvisnosti od novih tehnologij, kot so pošiljanje kratkih sporočil, Twitter ali druge spletne strani socialnih medijev, lahko pomenijo, da sporočila ne dobijo vsi člani organizacije. Na primer, zaseden blog ne bo tako uporaben za člane, ki morajo dokončati nalogo brez dostopa do interneta. Jim Shaffer, avtor "Rešitve vodenja", priporoča, da odgovorni za organizacijska sporočila preverijo svoje načrte, da zagotovijo, da uporabljajo metode, ki zagotavljajo informacije, ki jih stranke in zaposleni potrebujejo, namesto da se zanašajo na modne ali privlačne oblike.
Preveč informacij
Še ena pogosta napaka je prepričanje, da bo dodajanje podrobnosti po podrobnostih v komunikacijo naredilo prepričljivejše, če lahko dejansko preveč informacij obrne občinstvo. Preprostost je ključna za ustvarjanje organizacijskih komunikacij, ki ostanejo občinstvu. Ne glede na to, kako ljubite izdelek, razumete idejo ali imate izkušnje z industrijo, se držite dveh ali treh glavnih točk, namesto da bi govorili ali pisali o vsem, kar veste, da bi dobili sporočilo.
Pozabite na Nevrobe
Tisti, ki so odgovorni za organizacijske komunikacije, morajo biti pozorni na neverbalne signale, ki lahko bodisi izboljšajo pripravljeno sporočilo bodisi popolnoma odvračajo ali izkrivljajo njegov pomen. V zahodni kulturi, vidnem stiku, pravilni drži in oblačilih, ki ustrezajo situaciji, je pošiljatelj sporočila zainteresiran, spoštljiv, iskren in verodostojen, v skladu z mindtools.com.
